Kỹ năng đàm phán là tập hợp các kỹ năng mềm và năng lực cần thiết để thương lượng, đạt được lợi ích khi thỏa thuận và giải quyết xung đột một cách hiệu quả giữa các bên. Có thể nói, đàm phán là một kỹ năng không dễ có được và để thành công, mời bạn đọc bài viết bên dưới để tìm hiểu rõ hơn.
>>> Xem thêm: Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Là Gì? Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả
Theo cuốn “Nghệ Thuật Đàm Phán Đỉnh Cao” (Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In) của Roger Fisher, William Ury và Bruce Patton, kỹ năng đàm phán được định nghĩa là khả năng thỏa thuận và đạt được các thỏa thuận một cách hiệu quả và công bằng giữa các bên có quan điểm, mục tiêu, và quyền lợi khác nhau.
Nói một cách đơn giản thì kỹ năng đàm phán là quá trình trao đổi và thảo luận và cuối cùng đưa ra quyết định chung có lợi cho cả song phương (2 bên) hay đa phương (nhiều bên). Đàm phán được xem là một trong những kỹ năng mềm đòi hỏi sự kết hợp của nhiều kỹ năng cần thiết, quan trọng khác như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng phản biện, kỹ năng tư duy, v.v
Đàm phán có vai trò rất quan trọng trong nhiều khía cạnh cuộc sống nói chung và trong kỹ năng kinh doanh nói riêng. Vậy, những vai trò đó là gì và tại sao kỹ năng đàm phán lại giúp ích cho chúng ta?
Với những vai trò quan trọng như trên, đàm phán, thương lượng là một kỹ năng không thể thiếu trong cuộc sống để giúp mỗi người đạt được mục tiêu, có động lực, kiến thức, chí kiên định,… sở hữu kỹ năng đàm phán tốt, bạn sẽ giống như “cá trong nước”, trên thuận dưới hòa, đa phương đều có lợi.
Xem thêm:
Những kỹ năng marketing cần có của một marketer ưu tú
Kỹ năng mềm là gì? Kỹ năng mềm gồm những gì?
Content Creator là gì? 5 Kỹ năng cần có của một Content Creator
Có nhiều cách phân loại các kỹ năng đàm phán dựa trên nhiều yếu tố khác nhau:
Đây là loại kỹ năng đàm phán dựa trên các nguyên tắc, lợi ích của các bên để đạt được mục đích riêng theo như thỏa thuận. Loại đàm phán này thường chú trọng vào việc giải quyết xung đột. Để có được kỹ năng này, bạn cần phải nắm vững 4 yêu tố: đôi bên cùng có lợi, không để cảm xúc chen vào công việc, tập trung vào lợi ích, phải có tính khách quan.
Loại đàm phán này thường diễn ra ở các doanh nghiệp, đặc biệt là trong giao dịch kinh doanh. Với hình thức này sẽ có nhiều người tham gia thỏa thuận nhằm đạt được mục tiêu của từng bên. Ngoài ra, đàm phán nhóm còn đòi hỏi bạn phải có kỹ năng làm việc nhóm. Một số vai trò phổ biến trong kỹ năng đàm phán này: người quan sát, người lãnh đạo, máy ghi âm, relater, người xây dựng, nhà phê bình.
Đa phương tức là loại thương thượng có nhiều hơn hai bên (song phương) với mong muốn đạt được một thỏa thuận chung mang lại lợi ích riêng. Một ví dụ điển hình là một cuộc họp lớn diễn ra giữa hội đồng quản trị trong một công ty được gọi là đàm phán nhiều bên. Tuy nhiên, việc đàm phán này có rủi ro xảy ra vấn đề cao vì một số bên có thể liên kết thành lập liên minh và (có thể) số lượng liên minh không cân bằng sẽ tăng thêm phần phức tạp khi đàm phán.
Kỹ năng đàm phán mang tính phân phối, sau khi vấn đề được giải quyết thì sẽ chỉ có một bên đạt được thỏa thuận mà họ mong muốn. Các ví dụ cụ thể như một bên thương lượng cứng rắn và một bên từ chối thỏa thuận, một bên thực hiện chiến thuật hứa hẹn lợi ích tương lai để đổi lấy sự nhượng bộ hiện tại, hoặc một bên bày chiến thuật giả vờ không còn hào hứng để chấp hành đúng thỏa thuận đã đề ra.
Xem thêm:
8 kỹ năng giao tiếp ứng xử thông minh khi làm việc
15+ Kỹ năng phát triển bản thân làm chủ cuộc đời
Manager là gì? Tố chất, kỹ năng để trở thành Manager tài giỏi
Đàm phán là một hoạt động tự nguyện mà không thể bị ép buộc hay bắt ép người khác tham gia. Nó chỉ diễn ra khi cả hai bên đều đồng tình và chấp nhận tham gia vào quá trình đàm phán.
Trong quá trình đàm phán, mục tiêu của mỗi bên là đạt được những gì họ muốn. Không nên nghĩ rằng bạn phải chịu thiệt để đáp ứng mong muốn của người khác. Việc này sẽ đảm bảo rằng trong các cuộc đàm phán tương lai, bạn vẫn có thể bảo vệ lợi ích của mình và không phải hy sinh quá nhiều.
Trong quá trình đàm phán, quan trọng là không nên tìm cách ép buộc hoặc áp đảo đối tác hoặc khách hàng của bạn. Mặc dù mục tiêu của mỗi bên là đạt được mục đích riêng, nhưng cách tốt nhất để đảm bảo mối quan hệ lâu dài và thành công trong các cuộc đàm phán tương lai là tạo ra một môi trường thoải mái cho cả hai bên.
Bạn không nên dựa hoàn toàn vào trực giác cá nhân. Thay vào đó, hãy sử dụng kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm thực tế để định hình chiến lược đàm phán và đưa ra quyết định thông minh. Trực giác có thể hữu ích, nhưng nó nên được kết hợp với sự chuẩn bị cẩn thận và hiểu biết về tình hình để tạo nên cuộc đàm phán thành công.
Bạn nên đặt mình vào vị trí của đối tác và nhìn từ góc độ của họ. Điều này đúng vì đàm phán thường diễn ra khi nhiều bên tham gia và mục tiêu là đạt được sự thỏa thuận chung. Khi bạn thấu hiểu được những gì đối tác muốn và suy nghĩ như thế nào, quá trình đàm phán trở nên dễ dàng hơn.
Thực tế, trong một số trường hợp, việc không đạt được thỏa thuận có thể là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Không phải cuộc đàm phán nào cũng dẫn đến sự hài lòng cho cả hai bên. Đôi khi, không đạt được thỏa thuận có thể đảm bảo rằng bạn không phải hy sinh quá nhiều hoặc đồng ý với điều mà bạn không thực sự hài lòng.
Thời gian là một yếu tố quan trọng trong quá trình đàm phán và có thể ảnh hưởng đến kết quả cuộc đàm phán. Có những khoảnh khắc trong cuộc đàm phán có sự quyết định quan trọng, và thời gian có thể tạo áp lực hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho sự thành công của cuộc đàm phán.
Người đại diện của bạn có mối quan hệ tích cực và lòng tin với đối tác, điều này có thể giúp cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ hơn, có thể dẫn đến kết quả tốt hơn. Mối quan hệ và lịch sử cá nhân của người đại diện có thể đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng sự tin tưởng, hỗ trợ trong quá trình đàm phán.
Bạn cần phải nắm vững những thông tin liên quan và hiểu rõ về mục tiêu, lợi ích của bên mình cũng như của bên đối tác. Trong bước chuẩn bị và nghiên cứu, một số bước bạn có thể thực hiện cụ thể như:
Việc tạo ấn tượng tốt rất quan trọng, do đó, bạn phải tạo ấn tượng thật tốt với khách hàng như vậy việc đàm phán sẽ được diễn ra suôn sẻ. Ví dụ như, bạn thể hiện với đối tác bạn là một người biết lắng nghe, hãy dành cho đối tác cơ hội để trình bày nhiều hơn, song với đó mình cũng có cơ hội tìm hiểu thêm về họ.
Nếu bạn là một người có khiếu hài hước, hãy thể hiện nó ra bời vì đó cũng là 1 cách khiến cho khách hàng cảm thú vị hơn. Tuy nhiên, bạn phỉa tìm hiểu trước đối tượng khách hàng của mình như thế nào và hài hước ở một mức độ cho phép để tránh bị đánh giá là thiếu tôn trọng và thiếu chuyên nghiệp. Khả năng trình bày lưu loát, tự tin và chuẩn bị trang phục, diện mạo gọn gàng cũng là cách để tạo ấn tượng với người dối diện.
Ngoài kỹ năng đàm phán khi trao đổi thông tin thì những kỹ năng khác như kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng lắng nghe, phân tích, xử lý thông tin, giải quyết vấn đề … cũng vô cùng quan trọng. Những kỹ năng này sẽ hỗ trợ, giúp buổi đàm phán được diễn ra hiệu quả nhất.
Việc cân nhắc để đưa ra lựa chọn hướng tới các bên là nên làm vì không phải cuộc đàm phán nào cũng đem đến kết quả đôi bên cùng có lợi. Hành động này thể hiện việc quan điểm của hai bên trong buổi đàm phán đề đã được cân nhắc kỹ càng.
Xem thêm:
Tâm lý khách hàng là gì? Cách khai thác tâm lý khách hàng
Kỹ năng truyền thông là gì? 3 cách cải thiện kỹ năng kỹ năng truyền thông
Bạn phải nắm bắt được tâm lý của đối tác trước, trong và sau quá trình đàm phán. Làm thế bạn sẽ tính kỹ được các bước cũng như đưa ra thỏa thuận, phương pháp đàm phán hợp lý có lợi cho mình. Ở đây bạn phải phát triển tối đa kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu đối tác của mình.
Vì đánh mất kiểm soát về cảm xúc mà nhiều cuộc đàm phán, thương lượng không diễn ra thành công. Nếu bạn rèn được cách kiểm soát cảm xúc và bình tĩnh trong mọi tình huống thì mọi thỏa thuận sẽ có thể đi đến điểm kết chung tốt đẹp. Cảm xúc rất dễ chi phối khi bạn gặp phải các quan điểm bất đồng, hãy tỉnh táo để giữ cho mình “cái đầu lạnh” nhé!
Xem thêm:
EQ Là Gì? Sự Khác Biệt Giữa IQ Và EQ
Test EQ Free 20 Câu Kiểm Tra Chỉ Số EQ Miễn Phí Chuẩn 2023
Mọi người thường hay bảo nhau “thương trường là chiến trường”, tuy nhiên, nếu bạn nóng, bạn sẽ mất tất. Trong một mối quan hệ hợp tác kinh doanh, đặc biệt là làm việc với nhau trong một khoảng thời gian dài thì việc đưa ra những thỏa thuận có lợi cho các bên mới là điều cần chú trọng. Không nên chỉ nhắm đến mục đích lợi ích một bên.
Khi bạn làm chủ cuộc đàm phán và hướng nó theo ý bản thân sẽ giúp bạn chủ động hơn. Thế nhưng, việc này không dễ dàng, là người chèo thuyền, bạn cần sở hữu những kỹ năng khác như thấu hiểu, giao tiếp, thuyết phục, giải quyết vấn đề,… Để có thể trở thành người chèo thuyền thì bạn nên rèn luyện bản thân và tích lũy kinh nghiệm.
BATNA (Best alternative to a negotiated agreement). BATNA là thuật ngữ dùng chỉ đến quá trình thay thế tốt nhất mà một bên có thể thực hiện nếu đàm phán thất bại hoặc không đạt được thỏa thuận với đối tác. Nó đại diện cho tùy chọn tối ưu cho bên bất lợi trong trường hợp không có thỏa thuận nào được đạt được.
Việc hiểu BATNA là rất quan trọng trong quá trình đàm phán vì nó giúp xác định ngưỡng tối thiểu mà bên có thể chấp nhận trong quá trình đàm phán. Phương pháp BATNA cũng bao gồm nhiều trường hợp khác chẳng hạn như ngưng thôi không đàm phán, đình công, đổi đối tác, kháng kiện,…
Đừng để quá trình đàm phán kéo dài quá lâu mà không tiến triển. Khi cần thiết, sử dụng kỹ thuật giục tốc để tăng tốc độ và đạt được kết quả. Kỹ thuật giục tốc bất đạt là một cách để đẩy nhanh tiến trình đàm phán khi bạn cảm thấy quá trình trì hoãn hoặc không tiến triển đúng tốc độ mong muốn. Dưới đây là một số mẹo để áp dụng kỹ thuật giục tốc trong quá trình đàm phán:
Nếu quá trình đàm phán, thương lượng diễn ra dài hơn dự kiến thì đừng để cuộc họp diễn ra lâu hơn nữa. Trong vài trường hợp cấp thiết, bạn cần sử dụng phương pháp “Giụt tốc” để nhanh chóng đạt đến thỏa thuận mong muốn. Làm sao để có được kỹ năng này, một số điểm bạn cần lưu ý như sau:
Nếu kết quả của cuộc đàm phán, thương lượng không như bạn mong đợi thì việc tiếp tục duy trì mối quan hệ với đối tác cũng là một lợi ích. Tuy quá trình đàm phán có thể xảy ra tranh cãi trái quan điểm, xung đột, mâu thuẫn, nhưng nếu có thể vẫn tiếp tục là bạn với đối tác và khách hàng, biết đâu trong tương lai các bên lại có thể có những “mối hời” khi lại cùng nhau hợp tác trong một thương vụ khác.
Xem thêm:
14 cách giữ chân khách hàng trung thành hiệu quả
Key visual là gì? “Bí kíp” tạo key visual thu hút khách hàng
Tuy có vẻ giống nhau về mặt định nghĩa, song kỹ năng đàm phán và kỹ năng thương lượng cũng có những nét khác biệt như sau:
| Các yếu tố phân biệt | Đàm phán | Thương lượng |
| Định nghĩa | Quá trình trao đổi thông tin, ý kiến của mỗi bên để đưa ra một thỏa thuận chung. | Quá trình trao đổi ý kiến và thỏa thuận về các điều kiện, giá, lợi ích của một giao dịch, một vấn đề. |
| Mục tiêu chính | Tìm ra các lựa chọn và giải pháp có thể thỏa mãn cả hai bên mà không cần thiết phải có sự hy sinh lớn từ bất kỳ bên nào. | Đạt được một thỏa thuận cuối cùng dựa trên sự hi sinh hoặc thỏa thuận từ cả hai bên để giải quyết mâu thuẫn. |
| Tính phụ thuộc | Đàm phán thường dựa trên sự tự quyết định và sự đồng tình của các bên tham gia. | Phụ thuộc vào quyết định của bên thứ ba hoặc các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như luật pháp hoặc quy định. |
| Thời gian | Có thể kéo dài trong một thời gian dài và có thể linh hoạt hơn về thời gian. | Có một thời hạn cụ thể hoặc hạn chót để đạt được thỏa thuận. |
| Đối tượng | Có thể xảy ra trong nhiều tình huống khác nhau, từ việc mua bán hàng hóa đến giải quyết mâu thuẫn cá nhân. | Các tình huống phức tạp hơn, như đàm phán hợp đồng kinh doanh, thỏa thuận hôn nhân hoặc giải quyết tranh chấp pháp lý. |
| Kết quả | Kết thúc với 3 trường hợp:Thỏa thuậnKhông có thỏa thuận Thất bại hoàn toàn | Kết thúc với việc các bên đều chấp nhận với cùng một thỏa thuận chung. |
Để giúp phát triển cộng đồng, các thành viên làm việc trong các Tổ chức Cộng đồng dẫn dắt người dân địa phương trong các dự án cải tạo. Một ví dụ điển hình, nếu có một vấn đề cụ thể làm ảnh hưởng đến một hộ dân địa phương thì thành viên Tổ chức Cộng đồng sẽ hợp tác để đưa ra giải pháp cho vấn đề đó. Với mục tiêu nhiệm vụ giúp ích và tạo dựng lòng tin, thành viên trong Tổ chức Cộng đồng phải sở hữu kỹ năng đàm phán và tranh luận chuyên nghiệp để trao đổi với các bên đại diện đến từ chính phủ, tổ chức khác nhằm mang đến giải pháp tối ưu nhất.
Một trong những trọng trách cơ bản nhất của một luật sư là tranh luận các trường hợp của bên khách. Luật sư sẽ phải cãi lý với bên còn lại bằng phương pháp đàm phán để đảm bảo kết quả có lợi nhất dành cho thân chủ. Họ sẽ bám vào các trường hợp và các luật hiện hành trong quá trình tranh luận.
Người làm trong ngành bất động sản sẽ phải giúp khách hàng của mình bán nhà, các tài sản cá nhân hoặc là tài sản thương mại. Họ là những người đưa ra các lựa chọn cho bên mua và hợp tác với các bên môi giới, chuyên gia về tài chính bất động sản để thuyết phục được khách hàng mua nhà. Đây là ngành nghề đòi hỏi kỹ năng đàm phán chuyên nghiệp và khéo léo giữa bên mua và bên bán.
Giám đốc nhân sự (HR Director) sẽ là người phụ trách việc tuyển dụng và quản lý nhân viên. Trách nhiệm của họ là tuyển dụng và tìm kiếm các ứng cử viên mới, quản lý chính sách, thực hiện các buổi training cho người mới, thúc đẩy hình mẫu nhân viên và tăng cường các hoạt động team-building. Giám đốc nhân sự được ví như cầu nối giữa cấp trên và cấp dưới. Nếu có bất kỳ mối lo ngại, mâu thuẫn nào xảy ra thì họ sẽ là người đứng ra đàm phán và giải quyết mọi chuyện êm đẹp nhờ vào kỹ năng đàm phán chuyên nghiệp.
Nhiệm vụ của nhân viên bán hàng là bán và giới thiệu các sản phẩm hoặc dịch vụ đến với khách hàng. Một số kỹ năng cơ bản cần thiết cho ngành nghề này là kỹ năng đàm phán. Nhờ vào kỹ năng này họ có thể thuyết phục khách hàng mua sắm thông qua việc trả lời mượt mà, giải quyết được mỗi bận tâm của khách cũng như đem lợi nhuận về cho cửa hàng, doanh nghiệp.
Để tìm hiểu cách xây dựng một quá trình đàm phán, thương lượng hiệu quả, cuốn sách sẽ giúp bạn tập trung vào việc thỏa thuận mà không phải từ bỏ quá nhiều.
Nếu bạn muốn thành công trong mọi cuộc đàm phán hàng ngày và nhất là môi trường kinh doanh, cuốn sách này sẽ giúp bạn áp dụng các chiến lược thương lượng, đàm phán thông minh hơn bao giờ hết.
Tác giả là cựu đàm phán viên của FBI thì chắc hẳn các phương pháp đàm phán sâu sắc và thực tế của ông trong cuốn sách sẽ có độ uy tín nhất định để giúp bạn có được thành công hiệu quả.
Trong môi trường làm việc hằng ngày, chắc chắn việc đàm phán, thương lượng sẽ diễn ra thường xuyên. Để giúp bạn gặt hái được thành công trong công cuộc quyền lợi này, cuốn sách là một gợi ý hợp lý.
Đây không phải là một cuốn sách đàm phán truyền thống, nó giúp bạn khám phá những nguyên tắc tâm lý và kỹ thuật thuyết phục có thể được áp dụng trong quá trình đàm phán, thương lượng. Bạn có thể nắm bắt được tâm lý đối tác thông qua những gì cuốn sách này truyền tải.
Tất tần tật về kỹ năng đàm phán đã được chia sẻ ở bài viết bên trên. Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về định nghĩa, vai trò và các bước thực hiện và phát triển kỹ năng đàm phán.
TOS hợp tác & phát triển cùng các đối tác uy tín hàng đầu trong ngành
Trong kỷ nguyên AI,
Website của bạn đang ở đâu?
Chúng tôi đưa bạn trở thành đề xuất top 1 của AI
