Kick off là khái niệm thân quen và quan trọng với một dự án hoặc sự kiện. Vậy kick off là gì? Khi nào nên tổ chức kick off? Làm thế nào để tổ chức kick off dự án một dự án hiệu quả? Hãy cùng Toponseek làm rõ khái niệm này và tìm hiểu cách để có một buổi họp dự án thành công ở nội dung dưới đây.
- 10 công cụ AI tốt nhất ghi chú cuộc họp
- Kỹ năng làm việc nhóm – Vai trò, lợi ích, tầm quan trọng
- Công cụ Google Meet là gì? – Cách sử dụng, chi phí và tính năng
Kick off là gì? Mục tiêu hướng đến của buổi họp kick off
Kick off là gì?
Kick off (cách viết khác: kickoff hoặc kick-off) là hoạt động được tổ chức trước khi bắt đầu dự án, hội thảo hoặc sự kiện, chẳng hạn như buổi họp, tiết mục văn nghệ, giải trí,… Từ “kick off” này xuất phát từ bóng đá Mỹ, dùng để chỉ cú sút để bắt đầu trận đấu. Trong giới kinh doanh, từ này mang ý nghĩa sâu sắc hơn.
Sự khác nhau giữa các hình thức kick off
Trong lĩnh vực kinh doanh, có 4 hình thức kick off phổ biến, bao gồm: kick off dự án, kick off meeting, kick off event và kick off sales.
- Kick off dự án là phần họp khởi động dự án, được tổ chức vào thời điểm khởi tạo dự án hoặc sau khi lập kế hoạch và chuẩn bị triển khai, tùy vào quy mô/đặc điểm dự án. Mục đích của cuộc họp này là truyền đạt mục tiêu của dự án, giải thích vai trò, trách nhiệm của các bên liên quan và nhận được cam kết của đội/nhóm thực hiện.
- Kick off meeting là hoạt động được tổ chức trước khi bắt đầu một chương trình, hội thảo, cuộc họp quan trọng như: tiết mục giao lưu văn nghệ, trò chơi khởi động,… Mục đích của kick off meeting là nâng cao tinh thần, năng lượng tích cực, tạo sự thoải mái nhằm tăng tư duy sáng tạo, mang lại hiệu quả cho buổi họp chính thức.
- Kick off event là cuộc họp được tổ chức trước khi diễn ra các sự kiện lớn với quy mô hoành tráng. Mục đích của cuộc họp này nhằm lên kế hoạch tổ chức chi tiết, xác định các bên liên quan, vai trò/trách nhiệm của từng cá nhân, đội/nhóm thực hiện, thậm chí là tổng duyệt trước khi chạy chương trình.
- Kick off sales là sự kiện tập hợp đội ngũ sales (bán hàng) nhằm “truyền lửa” cho các nhân viên. Sự kiện có thể có sự tham gia của các khối chăm sóc khách hàng, bộ phận hỗ trợ kỹ thuật và các bên liên quan, các cấp lãnh đạo doanh nghiệp.
Dưới đây là bảng so sánh cụ thể giữa 4 hình thức kick off:
| Hình thức kick off | Thời điểm tổ chức | Mục đích | Người tham dự | Ví dụ |
| Kick off dự án | Khởi tạo dự án hoặc sau khi lập kế hoạch nhưng chưa triển khai, tùy vào quy mô dự án. | – Truyền đạt mục tiêu dự án. – Xác định vai trò, trách nhiệm các bên liên quan. – Nhận cam kết của đội/nhóm thực hiện dự án. | – Quản lý dự án. – Đội/nhóm thực hiện dự án. – Khách hàng, đối tác (tùy doanh nghiệp). – Ban lãnh đạo công ty (tùy doanh nghiệp). | Kick off dự án ZaloPay, Nguyễn Kim,… |
| Kick off meeting | Trước khi bắt đầu buổi họp chính thức. | – Nâng cao tinh thần, năng lượng tích cực. – Truyền cảm hứng. – Tạo bầu không khí thoải mái. – Tăng tư duy sáng tạo. | – Ban lãnh đạo doanh nghiệp. – Đối tác, khách hàng. – MC, người chủ trì chương trình. – Người chủ trì cuộc họp.… | Các trò chơi khởi động, tiết mục văn nghệ,… trước một buổi hội thảo, tọa đàm,… |
| Kick off event | Trước thời điểm diễn ra sự kiện. | – Lên kế hoạch tổ chức chi tiết. – Xác định vai trò/trách nhiệm các bên liên quan. – Tổng duyệt trước khi chạy chương trình. | – Đội ngũ sản xuất chương trình. – Khách hàng, đối tác. – Đội/nhóm thực hiện dự án. | Tổng duyệt trước khi chạy sự kiện Khuyến mãi, sự kiện hội chợ, chương trình truyền hình,… |
| Kick off sales | Bất cứ lúc nào | “Truyền lửa” cho nhân viên kinh doanh. | – Ban lãnh đạo doanh nghiệp. – Nhân viên kinh doanh. – Các bộ phận liên quan: đội ngũ bán hàng, đội ngũ chăm sóc khách hàng. |
Chúng ta vẫn thường nhầm kick off dự án và kick off meeting là một nhưng chỉ đúng một phần. Trong công ty, kick off meeting được xem là một phần của kick off dự án, có thể diễn ra sau cuộc họp khởi tạo dự án đó. Do đó, về tính chất, đây vẫn là hai khái niệm khác biệt.
Trong nội dung dưới đây, Toponseek sẽ tập trung nói về kick off dự án, bao gồm: lợi ích, các bước chuẩn bị, cách tổ chức cuộc họp kick off và kịch bản tổ chức.
Xem thêm:
- Kỹ năng lãnh đạo là gì? 8 kỹ năng quản trị của người lãnh đạo giỏi
- SEO Facebook là gì? 15 cách SEO Facebook đảm bảo lên top 2024
Lợi ích khi tổ chức cuộc họp kick off dự án
Nếu ví toàn bộ dự án là một cuộc “chạy bộ đường dài” thì kick off chính là điểm xuất phát. Trong buổi họp này, các bên liên quan sẽ làm quen với nhau, xác định mục tiêu dự án, vai trò, trách nhiệm của từng người khi triển khai dự án.
Ngoài ra, cuộc họp kick off dự án còn là thời điểm mọi người đặt ra “giả định” về những rủi ro, vấn đề, thách thức tiềm ẩn, từ đó đưa ra giải pháp tương ứng. Về bản chất, đây chính là nền tảng chiến lược để mọi người xây dựng toàn bộ dự án. Nếu không có cuộc họp kick off, mục tiêu dự án sẽ lộn xộn và phương hướng thực hiện có thể bị sai lệch.
Cần chuẩn bị những gì cho buổi kick off dự án?
Để đảm bảo cuộc họp kick off thành công, bạn cần thực hiện 3 bước sau:
- Xác định mục tiêu và mục đích buổi họp
- Lập kế hoạch
- Lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp
Xác định mục tiêu và mục đích buổi họp
Bạn hãy tự đặt ra các câu hỏi sau và tìm ra câu trả lời để xác định mục tiêu và mục đích của buổi họp kick off:
- Mục tiêu chính của buổi họp là gì?
- Đâu là vấn đề cụ thể mà buổi họp cần giải quyết?
- Ai tham gia dự án này và tại sao cần phải tham gia?
- Kết quả cụ thể cần đạt sau buổi họp là gì?
- Cần những ai tham gia buổi họp để đạt được mục tiêu đề ra?
- Làm thế nào để mọi người hiểu rõ, chấp nhận mục tiêu của buổi họp?
- Cách đánh giá hiệu quả của buổi họp sau khi kết thúc là gì?
Xem thêm: FAQ là gì? Tác dụng của FAQ trong xây dựng nội dung website
Lập kế hoạch buổi kick off dự án
Công việc này giúp buổi kick off dự án diễn ra suôn sẻ, không làm mất thời gian của các bên và đạt được mục tiêu, mục đích của buổi họp. Kế hoạch càng chi tiết, độ hiệu quả của buổi họp càng cao. Cách lập kế hoạch kick-off meeting như sau:
- Xác định thời gian phù hợp cho buổi họp, đảm bảo sự thuận tiện cho các bên tham gia.
- Phân chia và xác định nội dung của buổi họp kick off dựa vào mục tiêu và mục đích đã đề ra.
- Chuẩn bị agenda chi tiết, bao gồm thời gian cho từng phần của buổi kick off.
Khi lập kế hoạch kick off, bạn nên xác định các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến dự án. Hãy tích cực đặt ra các câu hỏi, khuyến khích mọi người thảo luận cởi mở để tìm ra những phương án dự phòng trước các thách thức khi vận hành dự án.
Xem thêm: Agenda là gì? 6 bước tạo một agenda đúng chuẩn, chuyên nghiệp
Lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp
Lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp với quy mô, tính chất của buổi kick off sao cho đủ không gian cho tất cả các thành viên tham gia và không trùng với lịch họp với các dự án, sự kiện khác.
Xem thêm:
Cách tổ chức buổi kick off dự án hiệu quả và thành công
Nếu chưa bao giờ lên kế hoạch kick off dự án thì bạn cũng không nên quá lo lắng, hãy xem qua 8 bước để tổ chức một buổi họp khởi động dự án thành công:
1. Chuẩn bị cuộc họp thật kỹ
Bạn hãy quyết định xem loại cuộc họp kick off là gì, từ đó xác định mục tiêu, đối tượng tham gia và thời lượng để tiết kiệm thời gian cho các cuộc hỏi. Hãy đảm bảo mọi người chuẩn bị sẵn sàng cho buổi kick off dự án bằng cách gửi chương trình họp hoặc bất kỳ tài liệu nào liên quan.
Xem thêm: Kỹ năng thuyết trình: Bí quyết giúp bạn vượt qua nỗi sợ
2. Giới thiệu các bên tham gia
Nếu đây là cuộc họp kick off đầu tiên với nhóm dự án, nhiều khả năng một số người trong nhóm chưa từng làm việc cùng với nhau. Vì vậy, bạn hãy giới thiệu các bên tham gia và mỗi cá nhân để tất cả mọi người làm quen với nhau.
3. Nêu mục tiêu, mục đích của dự án kick off là gì
Điều quan trọng nhất cần thống nhất trong buổi kick off dự án là những gì bạn hướng tới và cần có những công việc nào thực hiện. Hãy dành chút thời gian để chia sẻ mục đích dự án, giải thích cách dự án kết nối với mục tiêu kinh doanh để mọi người cùng thống nhất các phương án thực hiện. Có hai câu hỏi bạn cần tìm câu trả lời trong tình huống này, đó là:
- Tại sao chúng ta làm những công việc này?
- Chúng ta đang hướng tới điều này?
4. Chia sẻ kế hoạch dự án
Để tiết kiệm thời gian cũng như giúp mọi người hiểu sơ qua về những gì diễn ra trong buổi họp cũng như dự án sắp thực hiện, bạn hãy chia sẻ bản kế hoạch và các tài liệu liên quan trước. Trong buổi kick off dự án, bạn không cần xem qua các chi tiết nhỏ của kế hoạch mà tập trung vào các thông tin chính như: tiến trình dự án, cột mốc quan trọng hoặc các sản phẩm bàn giao chính.
Xem thêm:
- 5S là gì? Ứng dụng quy trình 5S trong doanh nghiệp
- MBTI là gì? 16 nhóm tính cách MBTI giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả
5. Phác thảo phạm vi dự án
Những gì nằm trong và ngoài phạm vi dự án là một trong những điều quan trọng nhất bạn cần thảo luận với mọi người trong buổi họp kick off. Hãy đảm bảo mọi người đều có kỳ vọng giống nhau khi thực hiện để hạn chế việc leo thang phạm vi, gây trì hoãn hoặc làm chệch hướng dự án.
6. Thiết lập vai trò và trách nhiệm của các thành viên với dự án
Với dự án nội bộ, bạn có thể bỏ qua bước này. Nhưng nếu nhóm của bạn chưa từng làm việc cùng nhau trước đây hoặc làm việc với đối tác bên ngoài, hãy đảm bảo mọi người thống nhất vai trò và trách nhiệm với nhau bằng cách đặt một vài câu hỏi:
- Ai là “đầu mối” liên hệ chính của dự án?
- Có nhà tài trợ hay lãnh đạo điều phối không?
- Có ai phê duyệt hoặc nhóm phê duyệt không?
Hãy cố gắng làm rõ vai trò và nhiệm vụ của các bên tham gia. Nếu nhóm bạn không rõ về vai trò và trách nhiệm trong buổi kick off, hãy tạo và chia sẻ biểu đồ RACI để hành động.
Xem thêm: Leader là gì? 8 Yếu tố cần có để trở thành leader giỏi
7. Chia sẻ file/website theo dõi dữ liệu dự án và cập nhật theo thời gian thực
Điều này sẽ giúp mọi người theo dõi thông tin, tìm kiếm tài liệu, kiểm tra các mốc quan trọng của dự án và luôn cập nhật về các sản phẩm bàn giao của dự án dễ hơn.
Xem thêm: Cách tạo nhóm trên Messenger bằng máy tính, điện thoại trong 1 phút
8. Dành thời gian cho các câu hỏi
Bạn hãy dành thời gian để mọi người tham gia buổi kick off có thể đặt câu hỏi về nội dung trình bày, chẳng hạn như phạm vi dự án hoặc các kỳ vọng về công việc.
Xem thêm: Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? 6 cách giúp bạn rèn luyện hiệu quả
Kịch bản tổ chức cuộc họp kick off
Để tiết kiệm thời gian họp kick off dự án mà vẫn đạt được mục tiêu đề ra, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Giới thiệu bản thân, các bên tham gia và mục đích, mục tiêu của buổi kick off dự án.
- Bước 2: Thuyết trình kế hoạch triển khai dự án, quy trình, chiến lược dự định thực hiện, các công việc thực hiện và cách quản lý dự án (công cụ, file sử dụng,…).
- Bước 3: Xác định vai trò/trách nhiệm của các cá nhân, đội/nhóm triển khai.
- Bước 4: Đưa ra một số yếu tố, thách thức, “giả định” tình huống ảnh hưởng đến hiệu quả dự án để mọi người thảo luận, tìm ra phương án giải quyết.
- Bước 5: Đặt câu hỏi và trả lời.
- Bước 6: Gửi lời cảm ơn và kết thúc buổi họp.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo mô hình SOSTAC khi thuyết trình để không bỏ lỡ một số thông tin cuộc họp, nâng cao hiệu quả cuộc họp.
Không chỉ là buổi họp đánh dấu sự khởi đầu của một dự án, kick off còn là cơ hội để tạo động lực, xác định mục tiêu của dự án và giúp mọi người gắn kết hơn. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết kick off là gì và cách tổ chức một buổi họp kick off dự án hiệu quả, từ đó định hình hướng đi cũng như cách để đạt được mục tiêu của một dự án.
