Công việc đang tuyển dụng Xem thêm

Hạn nộp hồ sơ: 31/05/2024

Account Intern

Mức lương: 3.000.000 VNĐ

Hạn nộp hồ sơ: 30/04/2024

[HCM] Business Analyst Leader/ Manager

Mức lương: Thoả thuận

Hạn nộp hồ sơ: 20/01/2024

Kick off là gì? Cách tổ chức kick off dự án hiệu quả

Tác giả : Anh Khiết   Kiểm tra bởi HieuND
5/5 - (1 bình chọn)
Ngày đăng: 17/04/2024

Kick off là khái niệm thân quen và quan trọng với một dự án hoặc sự kiện. Vậy kick off là gì? Khi nào nên tổ chức kick off? Làm thế nào để tổ chức kick off dự án một dự án hiệu quả? Hãy cùng Toponseek làm rõ khái niệm này và tìm hiểu cách để có một buổi họp dự án thành công ở nội dung dưới đây.

Kick off là gì? Mục tiêu hướng đến của buổi họp kick off

Kick off là gì?

Kick off (cách viết khác: kickoff hoặc kick-off) là hoạt động được tổ chức trước khi bắt đầu dự án, hội thảo hoặc sự kiện, chẳng hạn như buổi họp, tiết mục văn nghệ, giải trí,… Từ “kick off” này xuất phát từ bóng đá Mỹ, dùng để chỉ cú sút để bắt đầu trận đấu. Trong giới kinh doanh, từ này mang ý nghĩa sâu sắc hơn.

Kick off là gì

Sự khác nhau giữa các hình thức kick off

Trong lĩnh vực kinh doanh, có 4 hình thức kick off phổ biến, bao gồm: kick off dự án, kick off meeting, kick off event và kick off sales.

  • Kick off dự án là phần họp khởi động dự án, được tổ chức vào thời điểm khởi tạo dự án hoặc sau khi lập kế hoạch và chuẩn bị triển khai, tùy vào quy mô/đặc điểm dự án. Mục đích của cuộc họp này là truyền đạt mục tiêu của dự án, giải thích vai trò, trách nhiệm của các bên liên quan và nhận được cam kết của đội/nhóm thực hiện.
Kick off dự án là gì
  • Kick off meeting là hoạt động được tổ chức trước khi bắt đầu một chương trình, hội thảo, cuộc họp quan trọng như: tiết mục giao lưu văn nghệ, trò chơi khởi động,… Mục đích của kick off meeting là nâng cao tinh thần, năng lượng tích cực, tạo sự thoải mái nhằm tăng tư duy sáng tạo, mang lại hiệu quả cho buổi họp chính thức.
Kick off meeting là gì
  • Kick off event là cuộc họp được tổ chức trước khi diễn ra các sự kiện lớn với quy mô hoành tráng. Mục đích của cuộc họp này nhằm lên kế hoạch tổ chức chi tiết, xác định các bên liên quan, vai trò/trách nhiệm của từng cá nhân, đội/nhóm thực hiện, thậm chí là tổng duyệt trước khi chạy chương trình.
Kick off event là gì
  • Kick off sales là sự kiện tập hợp đội ngũ sales (bán hàng) nhằm “truyền lửa” cho các nhân viên. Sự kiện có thể có sự tham gia của các khối chăm sóc khách hàng, bộ phận hỗ trợ kỹ thuật và các bên liên quan, các cấp lãnh đạo doanh nghiệp.

Dưới đây là bảng so sánh cụ thể giữa 4 hình thức kick off:

Hình thức kick offThời điểm tổ chứcMục đíchNgười tham dựVí dụ
Kick off dự ánKhởi tạo dự án hoặc sau khi lập kế hoạch nhưng chưa triển khai, tùy vào quy mô dự án.– Truyền đạt mục tiêu dự án.
– Xác định vai trò, trách nhiệm các bên liên quan.
– Nhận cam kết của đội/nhóm thực hiện dự án.
– Quản lý dự án.
– Đội/nhóm thực hiện dự án.
– Khách hàng, đối tác (tùy doanh nghiệp).
– Ban lãnh đạo công ty (tùy doanh nghiệp).
Kick off dự án ZaloPay, Nguyễn Kim,…
Kick off meetingTrước khi bắt đầu buổi họp chính thức.– Nâng cao tinh thần, năng lượng tích cực.
– Truyền cảm hứng.
– Tạo bầu không khí thoải mái.
– Tăng tư duy sáng tạo.
– Ban lãnh đạo doanh nghiệp.
– Đối tác, khách hàng.
– MC, người chủ trì chương trình.
– Người chủ trì cuộc họp.…
Các trò chơi khởi động, tiết mục văn nghệ,… trước một buổi hội thảo, tọa đàm,…
Kick off eventTrước thời điểm diễn ra sự kiện.– Lên kế hoạch tổ chức chi tiết.
– Xác định vai trò/trách nhiệm các bên liên quan.
– Tổng duyệt trước khi chạy chương trình.
– Đội ngũ sản xuất chương trình.
– Khách hàng, đối tác.
– Đội/nhóm thực hiện dự án.
Tổng duyệt trước khi chạy sự kiện Khuyến mãi, sự kiện hội chợ, chương trình truyền hình,…
Kick off salesBất cứ lúc nào“Truyền lửa” cho nhân viên kinh doanh.– Ban lãnh đạo doanh nghiệp.
– Nhân viên kinh doanh.
– Các bộ phận liên quan: đội ngũ bán hàng, đội ngũ chăm sóc khách hàng.

Chúng ta vẫn thường nhầm kick off dự án và kick off meeting là một nhưng chỉ đúng một phần. Trong công ty, kick off meeting được xem là một phần của kick off dự án, có thể diễn ra sau cuộc họp khởi tạo dự án đó. Do đó, về tính chất, đây vẫn là hai khái niệm khác biệt.

Trong nội dung dưới đây, Toponseek sẽ tập trung nói về kick off dự án, bao gồm: lợi ích, các bước chuẩn bị, cách tổ chức cuộc họp kick off và kịch bản tổ chức.

Xem thêm:

Lợi ích khi tổ chức cuộc họp kick off dự án

Nếu ví toàn bộ dự án là một cuộc “chạy bộ đường dài” thì kick off chính là điểm xuất phát. Trong buổi họp này, các bên liên quan sẽ làm quen với nhau, xác định mục tiêu dự án, vai trò, trách nhiệm của từng người khi triển khai dự án.

Ngoài ra, cuộc họp kick off dự án còn là thời điểm mọi người đặt ra “giả định” về những rủi ro, vấn đề, thách thức tiềm ẩn, từ đó đưa ra giải pháp tương ứng. Về bản chất, đây chính là nền tảng chiến lược để mọi người xây dựng toàn bộ dự án. Nếu không có cuộc họp kick off, mục tiêu dự án sẽ lộn xộn và phương hướng thực hiện có thể bị sai lệch.

Cần chuẩn bị những gì cho buổi kick off dự án?

Để đảm bảo cuộc họp kick off thành công, bạn cần thực hiện 3 bước sau:

  1. Xác định mục tiêu và mục đích buổi họp
  2. Lập kế hoạch
  3. Lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp

Xác định mục tiêu và mục đích buổi họp

Bạn hãy tự đặt ra các câu hỏi sau và tìm ra câu trả lời để xác định mục tiêu và mục đích của buổi họp kick off:

  • Mục tiêu chính của buổi họp là gì?
  • Đâu là vấn đề cụ thể mà buổi họp cần giải quyết?
  • Ai tham gia dự án này và tại sao cần phải tham gia?
  • Kết quả cụ thể cần đạt sau buổi họp là gì?
  • Cần những ai tham gia buổi họp để đạt được mục tiêu đề ra?
  • Làm thế nào để mọi người hiểu rõ, chấp nhận mục tiêu của buổi họp?
  • Cách đánh giá hiệu quả của buổi họp sau khi kết thúc là gì?

Xem thêm: FAQ là gì? Tác dụng của FAQ trong xây dựng nội dung website

Mục tiêu kick off meeting

Lập kế hoạch buổi kick off dự án

Công việc này giúp buổi kick off dự án diễn ra suôn sẻ, không làm mất thời gian của các bên và đạt được mục tiêu, mục đích của buổi họp. Kế hoạch càng chi tiết, độ hiệu quả của buổi họp càng cao. Cách lập kế hoạch kick-off meeting như sau:

  • Xác định thời gian phù hợp cho buổi họp, đảm bảo sự thuận tiện cho các bên tham gia.
  • Phân chia và xác định nội dung của buổi họp kick off dựa vào mục tiêu và mục đích đã đề ra.
  • Chuẩn bị agenda chi tiết, bao gồm thời gian cho từng phần của buổi kick off.

Khi lập kế hoạch kick off, bạn nên xác định các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến dự án. Hãy tích cực đặt ra các câu hỏi, khuyến khích mọi người thảo luận cởi mở để tìm ra những phương án dự phòng trước các thách thức khi vận hành dự án.

Xem thêm: Agenda là gì? 6 bước tạo một agenda đúng chuẩn, chuyên nghiệp

Lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp

Lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp với quy mô, tính chất của buổi kick off sao cho đủ không gian cho tất cả các thành viên tham gia và không trùng với lịch họp với các dự án, sự kiện khác.

Xem thêm:

Cách tổ chức buổi kick off dự án hiệu quả và thành công

Nếu chưa bao giờ lên kế hoạch kick off dự án thì bạn cũng không nên quá lo lắng, hãy xem qua 8 bước để tổ chức một buổi họp khởi động dự án thành công:

1. Chuẩn bị cuộc họp thật kỹ

Bạn hãy quyết định xem loại cuộc họp kick off là gì, từ đó xác định mục tiêu, đối tượng tham gia và thời lượng để tiết kiệm thời gian cho các cuộc hỏi. Hãy đảm bảo mọi người chuẩn bị sẵn sàng cho buổi kick off dự án bằng cách gửi chương trình họp hoặc bất kỳ tài liệu nào liên quan.

Xem thêm: Kỹ năng thuyết trình: Bí quyết giúp bạn vượt qua nỗi sợ

Các bước chuẩn bị kick off dự án hiệu quả

2. Giới thiệu các bên tham gia

Nếu đây là cuộc họp kick off đầu tiên với nhóm dự án, nhiều khả năng một số người trong nhóm chưa từng làm việc cùng với nhau. Vì vậy, bạn hãy giới thiệu các bên tham gia và mỗi cá nhân để tất cả mọi người làm quen với nhau.

3. Nêu mục tiêu, mục đích của dự án kick off là gì

Điều quan trọng nhất cần thống nhất trong buổi kick off dự án là những gì bạn hướng tới và cần có những công việc nào thực hiện. Hãy dành chút thời gian để chia sẻ mục đích dự án, giải thích cách dự án kết nối với mục tiêu kinh doanh để mọi người cùng thống nhất các phương án thực hiện. Có hai câu hỏi bạn cần tìm câu trả lời trong tình huống này, đó là:

  • Tại sao chúng ta làm những công việc này?
  • Chúng ta đang hướng tới điều này?

4. Chia sẻ kế hoạch dự án

Để tiết kiệm thời gian cũng như giúp mọi người hiểu sơ qua về những gì diễn ra trong buổi họp cũng như dự án sắp thực hiện, bạn hãy chia sẻ bản kế hoạch và các tài liệu liên quan trước. Trong buổi kick off dự án, bạn không cần xem qua các chi tiết nhỏ của kế hoạch mà tập trung vào các thông tin chính như: tiến trình dự án, cột mốc quan trọng hoặc các sản phẩm bàn giao chính.

Xem thêm:

5. Phác thảo phạm vi dự án

Những gì nằm trong và ngoài phạm vi dự án là một trong những điều quan trọng nhất bạn cần thảo luận với mọi người trong buổi họp kick off. Hãy đảm bảo mọi người đều có kỳ vọng giống nhau khi thực hiện để hạn chế việc leo thang phạm vi, gây trì hoãn hoặc làm chệch hướng dự án.

6. Thiết lập vai trò và trách nhiệm của các thành viên với dự án

Với dự án nội bộ, bạn có thể bỏ qua bước này. Nhưng nếu nhóm của bạn chưa từng làm việc cùng nhau trước đây hoặc làm việc với đối tác bên ngoài, hãy đảm bảo mọi người thống nhất vai trò và trách nhiệm với nhau bằng cách đặt một vài câu hỏi:

  • Ai là “đầu mối” liên hệ chính của dự án?
  • Có nhà tài trợ hay lãnh đạo điều phối không?
  • Có ai phê duyệt hoặc nhóm phê duyệt không?

Hãy cố gắng làm rõ vai trò và nhiệm vụ của các bên tham gia. Nếu nhóm bạn không rõ về vai trò và trách nhiệm trong buổi kick off, hãy tạo và chia sẻ biểu đồ RACI để hành động.

Xem thêm: Leader là gì? 8 Yếu tố cần có để trở thành leader giỏi

các bước kick off meeting hiệu quả

7. Chia sẻ file/website theo dõi dữ liệu dự án và cập nhật theo thời gian thực

Điều này sẽ giúp mọi người theo dõi thông tin, tìm kiếm tài liệu, kiểm tra các mốc quan trọng của dự án và luôn cập nhật về các sản phẩm bàn giao của dự án dễ hơn.

Xem thêm: Cách tạo nhóm trên Messenger bằng máy tính, điện thoại trong 1 phút

8. Dành thời gian cho các câu hỏi

Bạn hãy dành thời gian để mọi người tham gia buổi kick off có thể đặt câu hỏi về nội dung trình bày, chẳng hạn như phạm vi dự án hoặc các kỳ vọng về công việc.

Xem thêm: Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? 6 cách giúp bạn rèn luyện hiệu quả

Kịch bản tổ chức cuộc họp kick off

Để tiết kiệm thời gian họp kick off dự án mà vẫn đạt được mục tiêu đề ra, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Giới thiệu bản thân, các bên tham gia và mục đích, mục tiêu của buổi kick off dự án.
  • Bước 2: Thuyết trình kế hoạch triển khai dự án, quy trình, chiến lược dự định thực hiện, các công việc thực hiện và cách quản lý dự án (công cụ, file sử dụng,…).
  • Bước 3: Xác định vai trò/trách nhiệm của các cá nhân, đội/nhóm triển khai.
  • Bước 4: Đưa ra một số yếu tố, thách thức, “giả định” tình huống ảnh hưởng đến hiệu quả dự án để mọi người thảo luận, tìm ra phương án giải quyết.
  • Bước 5: Đặt câu hỏi và trả lời.
  • Bước 6: Gửi lời cảm ơn và kết thúc buổi họp.
Kịch bản cuộc họp kick off dự án

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo mô hình SOSTAC khi thuyết trình để không bỏ lỡ một số thông tin cuộc họp, nâng cao hiệu quả cuộc họp.

Không chỉ là buổi họp đánh dấu sự khởi đầu của một dự án, kick off còn là cơ hội để tạo động lực, xác định mục tiêu của dự án và giúp mọi người gắn kết hơn. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết kick off là gì và cách tổ chức một buổi họp kick off dự án hiệu quả, từ đó định hình hướng đi cũng như cách để đạt được mục tiêu của một dự án.

Tham khảo một số chủ đề SEO liên quan: SEO cam kết, dich vu tang traffic chat luong, SEO top gg, SEO tiktok, SEO agency, SEO web top Google, GPT cho SEO, SEO website top google, AI cho SEO, customer journey, content bán hàng, SEO Onpage, làm SEO như thế nào, content là gì, SEO từ khoá google, disavow là gì, SEO từ khóa google, dịch vụ SEO traffic, viết bài chuẩn SEO, dịch vụ traffic website, dịch vụ SEO từ khóa top google, check traffic website, cách SEO offpage, dịch vụ Entity SEO, dịch vụ SEO từ khóa uy tín, SEO bền vững, SEO từ khóa, có nên SEO top google, dịch vụ SEO trọn gói, thuê SEO website, dịch vụ SEO tổng thể website, SEO on page và off page

Thông tin tác giả

Bài viết liên quan

Nhận báo giá SEO

Cần dịch vụ SEO?

 Tư vấn chiến lược SEO

Liên hệ

 Viết Content SEO

 Viết Content SEO

Liên hệ

KIẾN THỨC SEO NỔI BẬT

Celeb là gì? Nghệ thuật sử dụng Celeb trong truyền thông – Marketing

Đối với các chiến lược gia trong doanh nghiệp, việc lên kế hoạch để quảng bá sản phẩm luôn là ...

30/05/2023

Lê Thị Kim Thoa
Key visual là gì? “Bí kíp” tạo key visual thu hút khách hàng

Trong bất cứ chiến dịch Marketing nào thì doanh nghiệp cũng mong muốn những hình ảnh quảng cáo sản phẩm ...

24/05/2023

Thảo Phạm
Mức lương của nhân viên QA hiện nay và cơ hội nghề nghiệp

Bạn đã xem qua bài viết tháng 12 cung gì và biết được sự phù hợp trong tính cách của ...

03/02/2023

Thảo Phạm

KIẾN THỨC SEO MỚI NHẤT

Dịch vụ SEO TPHCM uy tín: Đưa website lên Top Google nhanh chóng | TOS

Bạn đang cần đến một phương pháp hiệu quả để đưa website lên top Google, thu hút khách hàng tiềm ...

21/06/2024

Mỹ Khanh
Dịch Vụ Tối Ưu Website: Tăng Tốc Hiệu quả cho Website

Dịch vụ tối ưu website là một lĩnh vực đang ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm. Bởi với ...

19/06/2024

Ngọc Hiền
Có nên SEO Top Google? Lợi ích SEO website top Google – TOS

Có nên SEO top Google cho website của mình? Hay bạn đang kỳ vọng website của mình thu hút được ...

18/06/2024

Mỹ Khanh