Quy trình 5S là phương pháp quản lý và tổ chức công việc từ lâu đã được áp dụng tại các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Với mục tiêu tăng hiệu quả sản xuất và tối ưu hóa quy trình làm việc, quy trình 5S đã trở thành một công cụ quan trọng để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tận dụng tối đa tài nguyên. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về quy trình 5S thông qua bài viết dưới đây của TopOnSeek nhé!
5S là gì?
Khái niệm 5S
Quy trình 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản. Quy trình này miêu tả phương pháp tạo môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên thông qua quản lý và sắp xếp nơi làm việc, đồng thời cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty nói chung. Quy trình 5S có thể giúp bạn tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ và có trật tự thông qua các hoạt động cơ bản như đặt dụng cụ làm việc đúng vị trí và giữ sạch máy móc thiết bị. Qua đó giúp nhân viên có tinh thần làm việc hơn.
5S là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ S, và 5 chữ S này khi dịch sang các ngôn ngữ khác ở mức độ đồng nghĩa sẽ giữ nguyên.
Trong tiếng Nhật, quy trình 5S có nghĩa là Seiri (sắp xếp), Seiton (sắp xếp), Seiso (dọn dẹp), Seiketsu (sắp xếp) và Shitsuke (chuẩn bị). Tương tự, trong tiếng Anh, 5S sẽ được nhắc đến với các từ: Sort, Straighten, Shine, Standardize, Sustain.
>> Xem thêm: Multitasking là gì? 6 cách thực hiện đa nhiệm hiệu quả
Mối quan hệ giữa quy trình 5S và Kaizen
5S và Kaizen là 2 từ thường được đặt chung với nhau gọi là 5S Kaizen. Vậy mối quan hệ giữa 5S và Kaizen là gì?
Theo đó, cùng với khái niệm 5S, Kaizen cũng là một triết lý có xuất phát điểm từ Nhật Bản vào những năm 1950. Kaizen là sự kết hợp của 2 yếu tố: Kai – (liên tục), Zen (cải tiến), có nghĩa là “cải tiến liên tục”.
Cả Kaizen và 5S đều có chung mục đích cuối cùng là mục tiêu cải tiến quy trình làm việc, loại bỏ những lãng phí không cần thiết trong quá trình vận hành, từ đó nâng cao năng suất chung cho doanh nghiệp.
Ở một khía cạnh nào đó, có thể xem quy trình 5S là một phần của Kaizen. Nếu Kaizen tập trung tích lũy những cải tiến nhỏ ở nhiều khía cạnh để tạo ra thay đổi lớn thì quy trình 5S lại tập trung vào việc đảm bảo sự gọn gàng, sạch sẽ và khoa học trong môi trường làm việc.
Kaizen tìm kiếm sự cải tiến liên tục trong tất cả các hoạt động, tiêu chuẩn hóa chúng để tạo ra cách làm việc hiệu quả nhất, 5S lại phát hiện ra sự lộn xộn và loại bỏ chúng.
5S tạo tiền đề và điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện Kaizen, đồng thời bản thân 5S cũng là một phần của Kaizen, hình thành ý thức chung và cải thiện môi trường làm việc. Thông qua sự tương tác tích cực và hỗ trợ lẫn nhau, khi hiểu rõ thế nào là 5S, Kaizen hay 5S Kaizen và đảm bảo tính chính xác của các bước, doanh nghiệp có thể triển khai cả 5S và Kaizen để mang lại hiệu quả công việc tốt nhất.
>> Xem thêm: 9 kỹ năng phát triển bản thân giúp bạn trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình
Tại sao gọi là 5S?
Cùng TopOnSeek tìm hiểu chi tiết từng “S” trong quy trình 5S để hiểu tại sao đây lại là phương pháp quản lý được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhé!
Seiri – Sàng lọc
Sàng lọc là bước đầu tiên trong quy trình 5S, mục tiêu của sàng lọc là giữ lại những gì cần thiết trong môi trường làm việc, lưu trữ và loại bỏ những gì không cần thiết. Nói một cách đơn giản, sàng lọc nghĩa là không giữ lại những gì mà bản thân không cần.
Trước tiên, hãy quan sát và xác định các mục không mong muốn trong khu vực làm việc riêng và không gian làm việc chung. Các món đồ được xác định là không cần thiết sẽ được xử lý ngay lập tức bằng cách cất giữ, di chuyển đến khu vực khác để tái chế hoặc tiêu hủy.
Seiton – Sắp xếp
Sau khi sàng lọc, bước tiếp theo bạn cần làm là sắp xếp chúng một cách có trật tự và khoa học nhất để thuận tiện cho công việc. Cách bố trí khéo léo thường phụ thuộc vào không gian khu vực làm việc, tần suất sử dụng và kế hoạch làm việc liên quan.
Những thứ cần sắp xếp lại là những thứ vẫn cần được sử dụng, vì vậy bạn cần xem xét liệu việc sắp xếp có hiệu quả hay không. Trong quá trình sắp xếp, bạn nên trao đổi ý kiến với đồng nghiệp và thống nhất cách bố trí chúng sao cho phù hợp và lý tưởng.
Seiso – Sạch sẽ
Một môi trường làm việc sạch sẽ, vệ sinh sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái khi làm việc, từ đó năng suất làm việc sẽ tăng cao. Seiso (vệ sinh) tập trung vào việc giữ cho các khu vực không có bụi và lộn xộn bằng cách thường xuyên lau chùi và vệ sinh các đồ vật cũng như không gian làm việc.
Việc vệ sinh cần được tiến hành hàng ngày và thường xuyên để đảm bảo nhân viên luôn được làm việc trong môi trường sạch sẽ mỗi ngày. Seiso ngoài việc ám chỉ vệ sinh còn nhắc nhỡ chúng ta phải thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng các thiết bị, máy móc đang đang hoạt động để có thể phát hiện sớm các hư hỏng và sửa chữa kịp thời.
Seiketsu – Săn sóc
Seiketsu – Săn sóc đề cập đến việc duy trì thường xuyên và hiệu quả 3 chữ S bao gồm Seiri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp) và Seiso (làm sạch). Trong giai đoạn đầu của 3S đầu tiên, mọi thứ có thể sẽ hoạt động khá tốt và suôn sẻ. Nhưng theo thời gian, nếu không có cách duy trì sẽ khiến mọi thứ trở nên sao nhãng và đưa doanh nghiệp trở lại vạch xuất phát. Do đó, muốn làm tốt công tác săn sóc, bạn cần phải xây dựng các tiêu chí đánh giá và tiến hành một cách có trật tự trong mọi thời điểm.
Shitsuke – Sẵn sàng
Sau khi thực hiện các bước sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ và đảm bảo duy trì thông qua săn sóc, Shitsuke sẽ là bước hướng đến sự hình thành thói quen và xây dựng ý thức tự giác cho nhân viên trong tổ chức để thực hiện quy trình 5S. Điều này có nghĩa là tập cho các nhân viên có thói quen sẵn sàng quan tâm đến môi trường làm việc của mình mà không cần cấp trên nhắc nhở. Áp dụng quy trình 5S một cách có định hướng và lâu dài sẽ góp phần hình thành văn hóa và lề lối làm việc của doanh nghiệp.
Mục tiêu mà quy trình 5S hướng đến là gì?
Quy trình 5S thường tập trung vào môi trường làm việc và mối quan hệ giữa nhân viên với các sự vật trong môi trường này. Mục tiêu chính mà quy trình 5S hướng đến cụ thể là:
- Khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên dựa vào việc cải tiến liên tục và tiếp tục nâng cao tinh thần, đề cao trách nhiệm công việc, qua đó nâng cao hiệu quả đầu ra.
- Tạo dựng tổ chức có nề nếp, môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, để nhân viên được làm việc trong không gian tốt và an toàn nhất. Đồng thời cũng nâng cao tinh thần tự giác của mọi người.
- Phát huy vai trò của người lãnh đạo, quản lý trong việc hoạch định và triển khai quy trình 5S vào thực tiễn, làm nền tảng cho việc áp dụng các cải tiến có lợi vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Lợi ích của 5S khi áp dụng trong sản xuất và kinh doanh
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến hiệu quả hoạt động kinh doanh bị giảm sút, trong đó môi trường làm việc là một khía cạnh mà doanh nghiệp không thể xem nhẹ và cần phải giải quyết vấn đề càng sớm càng tốt. Lúc này, cách thích hợp nhất để vượt qua chính là áp dụng ngay quy trình 5S vào sản xuất kinh doanh.
Lợi ích của 5S đối với doanh nghiệp
- Nâng cao hiệu quả/năng suất kinh doanh.
- Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và lành mạnh.
- Cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết.
- Xây dựng một tổ chức kỷ luật và trật tự.
- Tạo thêm cho doanh nghiệp nhiều cơ hội kinh doanh mới.
Lợi ích của 5S đối với nhân viên
- Làm việc trong không gian gọn gàng, sạch sẽ, thoải mái và an toàn.
- Rèn luyện tinh thần trách nhiệm, làm việc có ý thức, đoàn kết với đồng nghiệp.
- Tạo cho nhân viên cảm giác phấn khởi và có động lực trong quá trình làm việc.
- Tăng doanh thu bằng cách cải thiện hiệu quả đầu ra của công ty.
Các bước thực hiện quy trình 5S
Để thực hiện quy trình 5S một cách chính xác nhất, chúng ta có thể tham khảo theo các bước thực hiện sau:
- Bước 1: Lên kế hoạch và lộ trình để thực hiện.
- Bước 2: Đào tạo và hướng dẫn mỗi cá nhân tham gia thực hiện 5S để đảm bảo rằng mọi người đều nắm rõ cách thức hoạt động và ý nghĩa của quy trình này.
- Bước 3: Triển khai và thực hiện quy trình 5S theo thứ tự đã đề cập ở phần trên.
- Bước 4: Sau khi thực hiện và đi vào khuôn khổ, bạn cần tiến hành đánh giá và cải tiến quy trình 5S để thực hiện tối ưu hơn trong tương lai.
- Bước 5: Duy trì và biến quy trình 5S trở thành thói quen trong môi trường làm việc.
Trong kinh doanh và sản xuất, việc quản lý và tối ưu hóa quy trình là rất quan trọng. Quy trình 5S là một hệ thống quản lý và tổ chức công việc hiệu quả, giúp tăng năng suất, giảm thời gian tìm kiếm đồ dùng và giữ cho môi trường làm việc luôn sạch sẽ, an toàn, qua đó giúp năng suất công việc cũng trở nên tốt hơn. Thông qua bài viết trên, TopOnSeek hy vọng có thể gửi đến cho bạn những thông tin hữu ích nhất. Đừng quên xem thêm nhiều bài viết khác tại TopOnSeek bạn nhé!
