Kỹ năng giải quyết vấn đề là một kỹ năng quan trọng trong công việc và cuộc sống của các cá nhân. Đây là kỹ năng giúp chúng ta đối mặt và vượt qua những thách thức, đồng thời quyết định đến thành công của bản thân. Khả năng giải quyết vấn đề không tự nhiên sinh ra mà là quá trình đúc kết, tích lũy kiến thức, kinh nghiệm từ những khó khăn mà chúng ta gặp phải trong công việc cũng như trong cuộc sống.
- 15+ Kỹ năng phát triển bản thân làm chủ cuộc đời
- Kỹ năng lãnh đạo là gì? 8 kỹ năng quản trị của người lãnh đạo giỏi
- Kỹ Năng Lắng Nghe Và 16 Nguyên Tắc Vàng Rèn Luyện Thành Công
1. Vấn đề là gì? Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
Vấn đề là một tình huống khó khăn trong công việc và cuộc sống, xuất hiện ở nhiều lĩnh vực như tài chính, môi trường, sức khỏe, công việc, quan hệ con người, định kiến xã hội, tôn giáo, chính trị,… Để chấm dứt một vấn đề gặp phải, chúng ta cần có kỹ năng giải quyết vấn đề đúng đắn, hợp lý và hiệu quả.
Kỹ năng giải quyết vấn đề (tiếng Anh: Problem-solving skills) là xác định các vấn đề gặp phải, phân tích và tìm ra các phương án xử lý phù hợp, linh hoạt và bình tĩnh. Kỹ năng này đòi hỏi sự sáng tạo, khả năng tư duy, sự kiên nhẫn và tích lũy kinh nghiệm của một bạn để có thể đưa ra các giải pháp tối ưu, hiệu quả nhất.
2. Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề trong công việc
Kỹ năng giải quyết vấn đề là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng trong công việc của chúng ta, đặc biệt với những nhà quản lý, lãnh đạo. Những người phụ trách vai trò cấp cao sẽ có nhiều trách nhiệm hơn, như giám sát và quản lý công việc của người khác chẳng hạn. Với kỹ năng xử lý các vấn đề, các nhà quản lý có thể thiết kế các chiến lược làm việc hiệu quả, hoạch định chiến lược, ưu tiên công việc và có các phương án giải quyết những khó khăn phát sinh hay các xung đột giữa các nhân viên.
Việc sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề còn giúp chúng ta làm việc tốt dưới áp lực, chấp nhận rủi ro thông minh, từ đó tiếp cận công việc một cách tự tin và hoàn thành tốt mục tiêu đề ra.
Trong các cuộc họp kick off*, kỹ năng giải quyết vấn đề có thể không quá quan trọng. Nhưng nếu là một nhà lãnh đạo, chúng ta cũng rất cần kỹ năng này để giải quyết những câu hỏi thảo luận giữa các bên liên quan với nhau.
*Kick off là gì? Thuật ngữ này được hiểu đơn giản là cuộc họp khởi động dự án nhằm xác định mục tiêu dự án, các bên tham gia và liệt kê những công việc cần thực hiện, giúp dự án thành công, đạt hiệu quả tối đa.
3. 5 kỹ năng giải quyết vấn đề từ đơn giản đến phức tạp hiệu quả
Để giải quyết vấn đề từ đơn giản đến phức tạp trong công việc cũng như cuộc sống hàng ngày, chúng ta cần rèn luyện và phát triển các kỹ năng sau:
3.1. Kỹ năng nghiên cứu và tìm hiểu vấn đề
Nghiên cứu là bước đầu tiên giúp một chúng ta hiểu được nguồn gốc và nguyên nhân xảy ra vấn đề. Chẳng hạn như, vì sao tháng này nhóm kinh doanh không đạt chỉ tiêu? Do các yếu tố khách quan như thiên tại, dịch bệnh hay có vấn đề với các nhân viên kinh doanh của doanh nghiệp?
đang xảy ra. Chẳng hạn như doanh thu của cửa hàng giảm vì chiến thuật bán hàng mới? Hay vì tính thời vụ? Hay đang có vấn đề với bộ phận bán hàng của doanh nghiệp?
Sở hữu kỹ năng nghiên cứu sẽ giúp chúng ta nhìn nhận vấn đề tổng quan và thu hẹp phạm vi trước khi bắt tay vào phân tích, tìm ra giải pháp xử lý vấn đề nhanh chóng.
3.2. Kỹ năng lắng nghe tích cực
Kỹ năng này đòi hỏi chúng ta cần chú ý đến thông điệp của người đang chia sẻ trong các cuộc họp hoặc tình huống hàng ngày, từ đó đưa ra các phản hồi tốt hơn, giúp mọi người hiểu rõ vấn đề mà chúng ta hoặc cá nhân đang gặp phải.
3.3. Kỹ năng tư duy phân tích
Tư duy phân tích cho phép chúng ta xác định rõ các vấn đề bằng cách chọn lọc, trích xuất thông tin quan trọng, từ đó xác minh thông tin và thử nghiệm các ý tưởng, giải pháp khác nhau có thể giải quyết vấn đề hiệu quả.
3.4. Kỹ năng sáng tạo ý tưởng
Đây là một trong những kỹ năng quan trọng trong kỹ năng giải quyết vấn đề. Với kỹ năng này, chúng ta có thể phát triển nhiều hơn một giải pháp xử lý, giúp hoàn thành mục tiêu đã đặt ra. Bên cạnh đó, sự sáng tạo còn khuyến khích chúng ta cởi mở và nhìn nhận các thách thức như thể đó là cơ hội để bản thân tăng trưởng, phát triển.
Xem thêm: Tư duy là gì? Vai trò, đặc điểm hai loại tư duy và cách rèn luyện
3.5. Kỹ năng quyết định
Kỹ năng ra quyết định cho phép chúng ta kiểm soát các tình huống và có cách tiếp cận vấn đề tích cực trước khi đưa ra phương án giải quyết. Với kỹ năng này, chúng ta sẽ đưa ra những quyết định sáng suốt hơn, mang đến lợi ích cho tập thể. Trong các tình huống phức tạp, ra quyết định nhanh chóng và đúng đắn sẽ tạo điều kiện thuận lợi để chúng ta đạt được thỏa hiệp như mong muốn.
4. 6 bước giải quyết vấn đề hiệu quả và tối ưu
4.1. Xác định vấn đề và nguyên nhân gốc rễ
Là bước chúng ta cần dành thời gian xem xét kỹ tình hình, xác định điều gì gây ra vấn đề ở mọi khía cạnh khách quan nhất và tại sao lại xuất hiện vấn đề đó. Để xác định đúng vấn đề, chúng ta cần thực hiện một số nghiên cứu, điều tra tình hình bằng cách thu thập, phân tích thông tin.
4.2. Xác định các đối tượng liên quan
Bước này sẽ giúp chúng ta biết được những ai liên quan và nên chịu trách nhiệm về vấn đề này, từ đó cùng nhau giải quyết. Tránh trường hợp không ai chịu trách nhiệm, hoặc có quá nhiều người xen vào khiến vấn đề rối ren và nghiêm trọng hơn.
4.3. Đặt ra mục tiêu và thời gian giải quyết vấn đề
Dù vấn đề lớn hay nhỏ, phức tạp hay đơn giản, chúng ta nên đặt ra mục tiêu và xác định thời gian hoàn thành để có lộ trình rõ ràng, động lực tìm ra phương án giải quyết tốt nhất.
4.4. Đánh giá các giải pháp và lựa chọn phương án tối ưu
Chọn “bừa” một giải pháp cũng giống như chúng ta bắt thang sai vị trí cần leo vậy bởi nó chẳng những không giúp chúng ta đạt được mục tiêu mà còn tiêu tốn thời gian và công sức. Vì vậy, chúng ta hãy đánh giá các giải pháp, sắp xếp theo mức độ khả thi và lựa chọn phương án tối ưu nhất.
4.5. Triển khai phương án đã chọn
Khi đã có giải pháp tối ưu, chúng ta cần triển khai càng nhanh càng tốt, nhất là trong các tình huống khẩn cấp. Trong quá trình triển khai, chúng ta cần tuân thủ theo quy trình và xử lý những vấn đề phát sinh khác.
4.6. Theo dõi quá trình và đánh giá kết quả
Chúng ta cần theo dõi quá trình giải quyết vấn đề để xem xét và đánh giá kết quả đạt được. Trong những trường hợp vấn đề không được giải quyết ổn thỏa, chúng ta cần rút kinh nghiệm và tìm giải pháp khắc phục cho các vấn đề tiếp theo.
5. 5 cách rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề không phải tự nhiên có mà được hình thành từ kinh nghiệm sống hàng ngày của chúng ta. Vì vậy, để cải thiện và phát triển kỹ năng mềm này, chúng ta có thể rèn luyện bằng những cách dưới đây:
5.1. Tìm hiểu cách xác định vấn đề
Giải quyết vấn đề không chỉ là việc tìm giải pháp cho các vấn đề xảy ra mà còn là việc chủ động khi có điều gì đó không diễn ra như mong đợi. Hãy thực hành đặt câu hỏi cho các quá trình và hoạt động trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, chẳng hạn như:
- Chúng ta có thể cải thiện điều gì?
- Chúng ta sẽ làm gì nếu có thêm nguồn lực cho quá trình này?
5.2. Hợp tác
Sẽ thật khó để chúng ta có thể giải quyết vấn đề phức tạp một cách đơn độc. Vì vậy, hãy hợp tác với những người khác như bạn bè, đồng nghiệp để có thêm nhiều ý kiến, ý tưởng, từ đó chọn lọc ý kiến đúng đắn, phù hợp và ít rủi ro nhất cho vấn đề chúng ta đang gặp phải.
5.3. Thích nghi
Chúng ta hãy học cách thích nghi với công việc hoặc cuộc sống bằng cách thay đổi khi người khác mang đến một thông tin mới. Nếu quá bảo thủ, vấn đề của chúng ta sẽ không có nhiều cơ hội được giải quyết và bản thân cũng sẽ dễ dính vào những rắc rối khác của công việc hoặc cuộc sống.
5.4. Đặt bản thân vào những khoảnh khắc khó khăn
Tương tự như việc thích nghi, chúng ta cần thách thức bản thân thay đổi các thói quen và suy nghĩ của mình bằng cách đặt vào những tình huống đầy thách thức, nhất là với những tình huống chúng ta không có nhiều kinh nghiệm hoặc chuyên môn. Với cách rèn luyện này, chúng ta sẽ học được các kỹ năng giải quyết vấn đề mới cũng như tích lũy thêm kinh nghiệm, giúp bản thân kiểm soát cảm xúc và suy nghĩ tốt hơn khi gặp các vấn đề tương tự.
5.5. Xác định thiếu sót của bản thân
Chúng ta hầu như ai cũng có những điểm yếu, thiếu sót cần cải thiện. Vì vậy, trước khi giải quyết vấn đề phức tạp, chúng ta nên tập trung giải quyết vấn đề của bản thân.
6. Các câu hỏi về kỹ năng giải quyết vấn đề
6.1. Kỹ năng quan trọng nào mà chúng ta thường bỏ qua khi giải quyết vấn đề?
Nghiên cứu và tìm hiểu vấn đề là kỹ năng nhiều người thường bỏ qua khi giải quyết vấn đề dù nó rất cần thiết.
6.2. Khi phỏng vấn việc làm, chúng ta thường gặp phải những câu hỏi giải quyết vấn đề nào?
Những câu hỏi giải quyết vấn đề chúng ta có thể gặp phải khi phỏng vấn việc làm bao gồm:
- Bạn giải quyết những khó khăn hoặc tình huống áp lực cao trong công việc như thế nào?
- Bạn mô tả quá trình giải quyết vấn đề hoặc ra quyết định của mình như thế nào?
- Bạn phản ứng như thế nào khi có điều gì đó không diễn ra theo đúng kế hoạch?
- Thất bại lớn nhất của bạn là gì và bạn học được gì từ nó?
Kỹ năng giải quyết vấn đề vô cùng quan trọng với sự thành công của cá nhân và doanh nghiệp. Vì vậy, hãy trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết và tiếp tục rèn luyện, cải thiện mỗi ngày nhằm tích lũy kinh nghiệm, đối phó với những vấn đề tương tự, tránh để chúng ảnh hưởng đến sự thành bại của bản thân và tập thể.
