Kickoff là khái niệm khá mới mẻ với nhiều người nhưng lại là yếu tố quan trọng với một dự án hoặc sự kiện. Vậy kick off là gì? Làm thế nào để tổ chức kickoff dự án hiệu quả? Hãy cùng Toponseek làm rõ khái niệm này và tìm hiểu cách để có một buổi họp dự án thành công ở nội dung dưới đây.
- 10 công cụ AI tốt nhất ghi chú cuộc họp
- Kỹ năng làm việc nhóm – Vai trò, lợi ích, tầm quan trọng
- Công cụ Google Meet là gì? – Cách sử dụng, chi phí và tính năng
Kick off là gì? Mục tiêu hướng đến của buổi họp kick off
Kick off là gì?
Kick off (cách viết khác: kickoff hoặc kick-off) là một phần quan trọng trước khi bắt đầu một dự án hoặc sự kiện. Từ này xuất phát từ bóng đá Mỹ, chỉ một cú sút để bắt đầu trận đấu. Như vậy, hiểu đơn giản, kickoff là một buổi họp hoặc sự kiện được tổ chức nhằm khởi đầu dự án với sự tham gia của các bên liên quan.
Mục tiêu hướng đến của buổi họp kick off là gì?
Kick off là nền tảng của dự án và là cơ hội để các thành viên tham gia dự án phù hợp với mục tiêu chung, hiểu rõ vai trò của mỗi cá nhân và có tầm nhìn rộng hơn. Nói cách khác, kickoff meeting dùng để giới thiệu tất cả các bên liên quan, đồng thời vạch ra mục tiêu chung, tiến trình, trách nhiệm và mục đích hướng đến của dự án. Ngoài ra, buổi họp này còn xây dựng sự gắn kết và cùng hướng đến mục tiêu của mọi người trong nhóm.
Xem thêm: Kỹ năng lãnh đạo là gì? 8 kỹ năng quản trị của người lãnh đạo giỏi
Kick off dự án và kick off meeting giống nhau?
Kick off dự án là buổi họp được thực hiện trước khi doanh nghiệp bắt đầu dự án mới. Mục đích cuộc họp hướng đến truyền đạt mục tiêu dự án, giải thích vai trò cũng như xác định trách nhiệm của cá các nhân liên quan, từ đó thúc đẩy nhóm đạt dự án theo như cam kết.
Kick off meeting là các hoạt động khởi động như tiết mục văn nghệ, thử thách, trò chơi,… trước khi bước vào nội dung chính của buổi họp, hội thảo, chiến lược. Mục đích của kick off meeting là tạo sự thoải mái về tinh thần, tăng khả năng tập trung và sáng tạo cho những người tham gia, từ đó mang đến hiệu quả cao trong cuộc họp.
Qua hai khái niệm trên, có thể thấy kick off dự án và kick off meeting có sự khác biệt tương đối, dù cả hai đều là bước khởi đầu cho một hoạt động nào đó.
Cần chuẩn bị những gì cho buổi kick off dự án?
Chuẩn bị kỹ lưỡng cho kick off meeting là rất quan trọng, có thể ảnh hưởng đến kết quả của dự án. Để đảm bảo buổi họp thành công, bạn cần thực hiện các công việc sau:
Xác định mục tiêu và mục đích buổi họp
Bạn hãy tự đặt ra các câu hỏi sau và tìm ra câu trả lời để xác định mục tiêu và mục đích của buổi họp kickoff:
- Mục tiêu chính của buổi họp là gì?
- Đâu là vấn đề cụ thể mà buổi họp cần giải quyết?
- Ai tham gia dự án này và tại sao cần phải tham gia?
- Kết quả cụ thể cần đạt sau buổi họp là gì?
- Cần những ai tham gia buổi họp để đạt được mục tiêu đề ra?
- Làm thế nào để mọi người hiểu rõ, chấp nhận mục tiêu của buổi họp?
- Cách đánh giá hiệu quả của buổi họp sau khi kết thúc là gì?
Xem thêm: FAQ là gì? Tác dụng của FAQ trong xây dựng nội dung website
Lập kế hoạch buổi kick off
Công việc này giúp buổi kickoff meeting diễn ra suôn sẻ, không làm mất thời gian của các bên và đạt được mục tiêu, mục đích của buổi họp. Kế hoạch càng chi tiết, độ hiệu quả của buổi họp càng cao. Cách lập kế hoạch kick-off meeting như sau:
- Xác định thời gian phù hợp cho buổi họp, đảm bảo sự thuận tiện cho các bên tham gia.
- Phân chia và xác định nội dung của buổi họp kickoff dựa vào mục tiêu và mục đích đã đề ra.
- Chuẩn bị agenda chi tiết, bao gồm thời gian cho từng phần của buổi kickoff.
Khi lập kế hoạch kick off, bạn nên xác định các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến dự án. Hãy tích cực đặt ra các câu hỏi, khuyến khích mọi người thảo luận cởi mở để tìm ra những phương án dự phòng trước các thách thức khi vận hành dự án.
Xem thêm: Agenda là gì? 6 bước tạo một agenda đúng chuẩn, chuyên nghiệp
Lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp
Lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp với quy mô, tính chất của buổi kick off sao cho đủ không gian cho tất cả các thành viên tham gia và không trùng với lịch họp với các dự án, sự kiện khác.
Cách tổ chức buổi họp kickoff thành công
Nếu chưa bao giờ lên kế hoạch kickoff meeting dự án thì bạn cũng không nên quá lo lắng, hãy xem qua 8 bước để tổ chức một buổi họp khởi động dự án thành công:
1. Chuẩn bị kỹ càng cho cuộc họp
Bạn hãy quyết định xem loại cuộc họp kick off là gì, từ đó xác định mục tiêu, đối tượng tham gia và thời lượng để tiết kiệm thời gian cho các cuộc hỏi. Hãy đảm bảo mọi người chuẩn bị sẵn sàng cho buổi kickoff dự án bằng cách gửi chương trình họp hoặc bất kỳ tài liệu nào liên quan.
Xem thêm: Kỹ năng thuyết trình: Bí quyết giúp bạn vượt qua nỗi sợ
2. Giới thiệu các bên tham gia
Nếu đây là cuộc họp kickoff đầu tiên với nhóm dự án, nhiều khả năng một số người trong nhóm chưa từng làm việc cùng với nhau. Vì vậy, bạn hãy giới thiệu các bên tham gia và mỗi cá nhân để tất cả mọi người làm quen với nhau.
3. Nêu mục tiêu, mục đích của dự án kick off là gì
Điều quan trọng nhất cần thống nhất trong buổi kickoff dự án là những gì bạn hướng tới và cần có những công việc nào thực hiện. Hãy dành chút thời gian để chia sẻ mục đích dự án, giải thích cách dự án kết nối với mục tiêu kinh doanh để mọi người cùng thống nhất các phương án thực hiện. Có hai câu hỏi bạn cần tìm câu trả lời trong tình huống này, đó là:
- Tại sao chúng ta làm những công việc này?
- Chúng ta đang hướng tới điều này?
4. Chia sẻ kế hoạch dự án
Để tiết kiệm thời gian cũng như giúp mọi người hiểu sơ qua về những gì diễn ra trong buổi họp cũng như dự án sắp thực hiện, bạn hãy chia sẻ bản kế hoạch và các tài liệu liên quan trước. Trong buổi kickoff meeting dự án, bạn không cần xem qua các chi tiết nhỏ của kế hoạch mà tập trung vào các thông tin chính như: tiến trình dự án, cột mốc quan trọng hoặc các sản phẩm bàn giao chính.
Xem thêm:
- 5S là gì? Ứng dụng quy trình 5S trong doanh nghiệp
- MBTI là gì? 16 nhóm tính cách MBTI giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả
5. Phác thảo phạm vi dự án
Những gì nằm trong và ngoài phạm vi dự án là một trong những điều quan trọng nhất bạn cần thảo luận với mọi người trong buổi họp kick off. Hãy đảm bảo mọi người đều có kỳ vọng giống nhau khi thực hiện để hạn chế việc leo thang phạm vi, gây trì hoãn hoặc làm chệch hướng dự án.
6. Thiết lập vai trò và trách nhiệm của các thành viên với dự án
Với dự án nội bộ, bạn có thể bỏ qua bước này. Nhưng nếu nhóm của bạn chưa từng làm việc cùng nhau trước đây hoặc làm việc với đối tác bên ngoài, hãy đảm bảo mọi người thống nhất vai trò và trách nhiệm với nhau bằng cách đặt một vài câu hỏi:
- Ai là “đầu mối” liên hệ chính của dự án?
- Có nhà tài trợ hay lãnh đạo điều phối không?
- Có ai phê duyệt hoặc nhóm phê duyệt không?
Hãy cố gắng làm rõ vai trò và nhiệm vụ của các bên tham gia. Nếu nhóm bạn không rõ về vai trò và trách nhiệm trong buổi kickoff, hãy tạo và chia sẻ biểu đồ RACI để hành động.
>>> Leader là gì? 8 Yếu tố cần có để trở thành leader giỏi
7. Chia sẻ file/website theo dõi dữ liệu dự án và cập nhật theo thời gian thực
Điều này sẽ giúp mọi người theo dõi thông tin, tìm kiếm tài liệu, kiểm tra các mốc quan trọng của dự án và luôn cập nhật về các sản phẩm bàn giao của dự án dễ hơn.
Xem thêm: Cách tạo nhóm trên Messenger bằng máy tính, điện thoại trong 1 phút
8. Dành thời gian cho các câu hỏi
Bạn hãy dành thời gian để mọi người tham gia buổi kick off có thể đặt câu hỏi về nội dung trình bày, chẳng hạn như phạm vi dự án hoặc các kỳ vọng về công việc.
>>> Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? 6 cách giúp bạn rèn luyện hiệu quả
Mẫu kế hoạch kickoff meeting dự án
Dưới đây là mẫu kế hoạch và biên bản họp kickoff dự án mà bạn có thể tham khảo:
Không chỉ là buổi họp đánh dấu sự khởi đầu của một dự án, kickoff còn là cơ hội để tạo động lực, xác định mục tiêu của dự án và giúp mọi người gắn kết hơn. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết kick off là gì và cách tổ chức một buổi họp kickoff meeting hiệu quả, từ đó định hình hướng đi cũng như cách để đạt được mục tiêu của một dự án.
