Biểu đồ Gantt giúp đo lường, tổ chức, theo dõi tiến độ công việc hiệu quả và có vai trò quan trọng trong quản lý dự án. Nó là cánh tay đắc lực giúp nhà quản lý kiểm soát các dự án nhanh chóng. Mọi thông tin về Gantt Chart và 5 bước hướng dẫn vẽ sơ đồ Gantt miễn phí nhanh chóng sẽ được Top On Seek chia sẻ ngay bài viết dưới đây.
Xem thêm: B2B là gì? Tầm quan trọng của mô hình kinh doanh B2B với doanh nghiệp
Biểu đồ Gantt (còn được gọi là sơ đồ Gantt, Gantt Chart) là biểu đồ thanh ngang giúp trình bày kế hoạch, theo dõi, sắp xếp thời gian cho các nhiệm vụ trong dự án bằng cách trình bày các công việc theo dòng thời gian. Nó giúp các nhà quản lý dễ dàng quản lý tài nguyên, trình bày tất cả các kế hoạch và theo dõi sát sao nhiệm vụ.
Sơ đồ Gantt cũng hiển thị các mốc quan trọng, phân công công việc và thể hiện sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Mỗi công việc được biểu diễn bằng một thanh ngang trên biểu đồ Gantt có độ dài ngắn khác nhau thể hiện thời gian cần hoàn thành của mỗi nhiệm vụ trong dự án.
Xem thêm: Manager là gì? Nhiệm vụ, kỹ năng và tố chất để trở thành Manager tài giỏi
Biểu đồ thanh ngang Gantt xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1896 bởi Karol Adamiecki, một kỹ sư người Ba Lan. Ông gọi biểu đồ này là harmonogram và xuất bản các bài báo của mình về biểu đồ này bằng tiếng Ba Lan và tiếng Nga.
Năm 1910, Henry Gantt, một kỹ sư người Mỹ, đã phát triển một biểu đồ tương tự dựa trên ý tưởng của Adamiecki. Gantt gọi biểu đồ của mình là biểu đồ Gantt và xuất bản các bài báo của mình bằng tiếng Anh. Nó được thiết kế để hiển thị lịch trình, giúp quản lý và theo dõi các công việc. Gantt Chart được đánh giá cao và nằm trong Top 19 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất năm 2025.
Biểu đồ Gantt xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1896 bởi Karol Adamiecki (Nguồn: Top On Seek)
Sơ đồ Gantt bao gồm các thanh dọc biểu thị các công việc và thanh ngang biểu thị thời gian.
Xem thêm: Phân tích SWOT là gì? Cách xây dựng mô hình SWOT hiệu quả nhất
Dưới đây là ví dụ minh họa chi tiết sơ đồ Gantt giúp bạn hiểu rõ hơn về loại biểu đồ này:
Bạn đang có nhiệm vụ phải chọn phần mềm mới cho công ty trong dự án sắp tới và bạn chọn cách sử dụng Gantt Chart để quản lý công việc. Sau quá trình phân tích, bạn xác định được các nhiệm vụ chính bao gồm:
Sau khi đã xác định rõ các nhiệm vụ, bạn tiến hành đặt biến “nghiên cứu phần mềm” ở đầu trục tung và vẽ một thanh trên biểu đồ thể hiện thời gian dự kiến. Sau đó, bạn nhập các nhiệm vụ khác bên dưới nhiệm vụ đầu tiên bằng các thanh đại diện tại các điểm đúng lúc chúng sẽ được thực hiện. Lưu ý rằng hãy sử dụng cùng một đơn vị thời gian để dễ dàng hơn trong việc quản lý.
Tuy nhiên, các thanh có thể chồng lên nhau. Ví dụ, việc nghiên cứu và lựa chọn phần mềm có thể diễn ra trong cùng thời gian. Khi dự án bắt đầu, mũi tên hoặc thanh tối màu được thêm vào để biểu thị các phần nhiệm vụ đã hoàn thành. Đường thẳng đứng được sử dụng để thể hiện ngày báo cáo.
Xem thêm: Mô hình Freemium: Chiến lược kinh doanh hiệu quả cho các doanh nghiệp mới
Biểu đồ Gantt được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực quản lý dự án, kế hoạch hóa công việc, giám sát tiến độ. Ngoài ra, trong nhiều ngành như xây dựng, công nghệ thông tin, y tế, marketing, và quản lý sự kiện, người ta vẫn sử dụng nó. Nói một cách chi tiết, Gantt Chart được dùng để:
>>> Tham khảo thêm: Metric là gì? 15 chỉ số đo lường Marketing Metrics quan trọng
Gantt Chart là công cụ quản lý dự án hữu ích nhưng nó vẫn có một số nhược điểm, chẳng hạn như sau:
Loại biểu đồ thanh ngang này không thể chỉ ra sự phụ thuộc giữa các công việc. Bạn không thể biết được nếu một công việc trễ, nó sẽ ảnh hưởng thế nào đến công việc khác. Bên cạnh đó, nó thường chỉ cung cấp thông tin tổng quan về thời gian bắt đầu và kết thúc. Điều này dẫn đến các thành viên sẽ không rõ các công việc nhỏ hơn hay các bước cụ thể.
Xem thêm: Hướng dẫn: Cách lập kế hoạch truyền thông trong marketing
Sơ đồ Gantt thích hợp để cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình làm việc của dự án. Tuy nhiên, nó có thể để lại một số vấn đề như sự hiểu sai lệch về quy trình. Điều này đặc biệt đúng đối với các dự án có lượng dữ liệu lớn và phức tạp (big data) trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Một số chi tiết ưu tiên, thời gian và kỳ vọng có thể bị bỏ sót đối với các dự án phức tạp.
Vấn đề thứ ba với loại sơ đồ thanh ngang này chính là thanh công việc không hiển thị số lượng công việc cần thiết cho mỗi công việc. Nó có thể chỉ hiển thị một khoảng thời gian cụ thể, ngụ ý một lượng nhân lực cụ thể. Tuy nhiên, nó không chỉ định các tài nguyên đó. Điều này tạo ra sự mơ hồ và có thể dẫn đến xung đột giữa các thành viên.
Xem thêm: Outsource là gì? Nên chọn công ty Outsource hay Product thì tốt?
Top On Seek sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng sơ đồ Gantt trong Microsoft Excel cho người mới bắt đầu. Để tạo Gantt Chart Excel, bạn cần làm 5 bước cơ bản gồm: Chuẩn bị dữ liệu, Xác định đầu mục công việc, Tạo Gantt Chart, Tùy chỉnh biểu đồ, Lưu và chia sẻ.
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu
Việc chuẩn bị dữ liệu là bước cơ bản và quan trọng nhất. Hãy đảm bảo bạn có thông tin đầy đủ về công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi nhiệm vụ. Dữ liệu này nên được tổ chức một cách rõ ràng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả khi nhập vào Excel.
Ở giai đoạn này, hãy phân tích và xác định sự liên kết giữa các công việc:
Xem thêm: Kaizen: Chu trình hoạt động? Khung Kaizen trong 5S ? Ví dụ cụ thể
Gợi ý:
Bước 2: Xác định đầu mục công việc
Sơ đồ Gantt thường sử dụng 4 loại mối quan hệ phổ biến để thể hiện sự phụ thuộc giữa các công việc:
Xem thêm: Chiến lược kinh doanh là gì? Các nguyên tắc xây dựng chiến lược kinh doanh
Bước 3: Tạo biểu đồ Gantt
Sau khi dữ liệu đã được chuẩn bị, chúng ta tiến hành tạo biểu đồ thanh ngang Gantt trong Excel.
Gợi ý:
Xem thêm: Profit là gì? Tầm quan trọng của Profit đối với doanh nghiệp
Bước 4: Tùy chỉnh biểu đồ
Để biểu đồ Gantt trở nên hấp dẫn và dễ đọc, bạn có thể tùy chỉnh nó theo ý muốn của mình.
Gợi ý: Thử nghiệm với các tùy chọn để tìm ra giao diện phù hợp nhất với nhu cầu quản lý dự án của bạn.
Xem thêm: Target là gì? 7 khái niệm liên quan và cách target thị trường mục tiêu cho doanh nghiệp
Bước 5: Lưu và chia sẻ
Khi sơ đồ đã được tạo và tùy chỉnh theo ý muốn, đến lúc lưu công việc và chia sẻ thông tin với đồng đội.
Gợi ý: Đảm bảo rằng bạn lưu và chia sẻ phiên bản cập nhật mới nhất để đảm bảo tất cả các thành viên đều có thông tin đúng.
Xem thêm: 7 bước xây dựng hệ thống quản lý khách hàng hiệu quả cho SEO
Sử dụng biểu đồ Gantt khi bạn cần trực quan hóa tất cả nhiệm vụ theo khung thời gian của dự án. Do đó, Gantt Chart phù hợp với các dự án có các đặc điểm sau:
Xem thêm: Quản trị thương hiệu là gì? Chiến lược xây dựng quy trình quản trị thương hiệu
Tổng hợp những dự án nên sử dụng biểu đồ Gantt (Nguồn: Internet)
Biểu đồ Gantt là một trong những công cụ quản lý dự án tốt nhất nhưng nó không lý tưởng trong một số trường hợp. Cụ thể như:
Xem thêm: Mô hình Canvas là gì? Cách lập kế hoạch theo mô hình kinh doanh Canvas
Nhiều công cụ quản lý dự án có thể hoạt động như phần mềm Gantt Chart. Bạn có thể tham khảo một số trang web cung cấp mẫu Gantt Chart miễn phí ngay dưới đây:
1. Office Templates của Microsoft:
– Trang web: Office Templates
– Microsoft cung cấp nhiều mẫu Biểu đồ Gantt dành cho các ứng dụng như Excel và PowerPoint.
2. Teamgantt
– Trang web: Teamgantt
– Link download template sơ đồ Gantt miễn phí: mẫu Gantt chart Excel
3. Smartsheet:
– Trang web: Smartsheet
– Smartsheet là một công cụ quản lý công việc trực tuyến và cung cấp mẫu Biểu đồ Gantt cho việc lập kế hoạch dự án.
4. Vertex42:
– Trang web: Vertex42
– Vertex42 cung cấp nhiều mẫu Biểu đồ Gantt cho Excel.
– Link download mẫu miễn phí: Link
5. Google Sheets Template Gallery:
– Trang web: Google Sheets Template Gallery
– Google Sheets có một thư viện template nơi bạn có thể tìm thấy mẫu Biểu đồ Gantt.
Microsoft cung cấp nhiều tính năng giúp vẽ biểu đồ Gantt miễn phí (Nguồn: Internet)
Các phần mềm Microsoft Excel, Microsoft Project, Smartsheet… là những phần mềm tạo sơ đồ Gantt online miễn phí. Dưới đây là bảng so sánh ưu và nhược điểm của 4 phần mềm tạo biểu đồ Gantt phổ biến:
| Tính năng | Ưu điểm | Nhược điểm |
| Microsoft Excel | – Phổ biến và dễ sử dụng. – Có sẵn trên hầu hết máy tính. – Linh hoạt có thể thực hiện nhiều tùy chỉnh. | – Hạn chế tính năng quản lý dự án. – Không phải là công cụ chuyên nghiệp quản lý dự án. |
| Microsoft Project | – Tích hợp với bộ Office 365. – Cung cấp nhiều tính năng quản lý dự án. – Hỗ trợ đa người dùng. – Cung cấp tính năng quản lý nguồn lực. | – Giao diện phức tạp cho người mới sử dụng. – Chi phí cao. – Không phù hợp cho dự án nhỏ. |
| Smartsheet | – Giao diện dễ sử dụng. – Hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả. – Tích hợp với nhiều ứng dụng. | – Giới hạn số lượng tính năng. – Khả năng tích hợp hạn chế. – Chi phí hàng tháng cao. – Hạn chế cho dự án lớn và phức tạp. |
| TeamGantt | – Dễ sử dụng – Giao diện thân thiện. – Tích hợp với nhiều ứng dụng quản lý công việc. – Dễ dàng chia sẻ với đội ngũ. | – Có thể một số tính năng hạn chế. |
Biểu đồ Gantt được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án, kế hoạch hóa công việc, giám sát tiến độ. Ngoài ra, trong nhiều ngành như xây dựng, công nghệ thông tin, y tế, marketing, và quản lý sự kiện, người ta vẫn sử dụng nó.
Biểu đồ Gantt tập trung vào thời gian và dãn thời gian. Ngược lại, biểu đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique) tập trung vào mối quan hệ giữa các công việc và đánh giá thời gian cần thiết.
– Office Templates của Microsoft
– Teamgantt
– Smartsheet
– Vertex42
– Google Sheets Template Gallery
Biểu đồ Gantt không chỉ là một công cụ biểu diễn mà còn là một công cụ quản lý quan trọng trong dự án. Việc sử dụng nó hiệu quả có thể giúp kiểm soát dự án nhanh chóng. Hy vọng Top On Seek đã cung cấp những thông tin hữu ích và giúp bạn dễ dàng vẽ sơ đồ Gantt thành công nhé!
>> Nguồn tham khảo:
TOS hợp tác & phát triển cùng các đối tác uy tín hàng đầu trong ngành
Trong kỷ nguyên AI,
Website của bạn đang ở đâu?
Chúng tôi đưa bạn trở thành đề xuất top 1 của AI
