Email là gì và cách hoạt động của email như thế nào?

Tác giả : Lê Thị Kim Thoa   Kiểm tra bởi Anh Nguyễn

Email là gì? Tại sao lại phổ biến trên toàn thế giới như thế? Đồng thời bạn cũng đang thắc mắc về sự khác biệt giữa Gmail và Email thế nào? Hãy cùng khám phá thêm cùng với Toponseek ngay!

Email là gì?
Email là gì?

Email là gì?

Email được chuyển đến tài khoản người dùng thông qua một số máy chủ máy tính. Họ chuyển tin nhắn đến điểm cuối cùng và lưu trữ chúng để người dùng có thể nhận và gửi khi họ kết nối với cơ sở hạ tầng email. Email có thể được truy cập thông qua ứng dụng email khách hoặc giao diện web (hiểu thêm về những điều này sau). Khi bạn nhấp gửi, thư sẽ được truyền từ máy tính của bạn đến máy chủ được liên kết với địa chỉ của người nhận. Quá trình này thường diễn ra thông qua một số máy chủ khác trước khi thư đến hộp thư của người nhận dự kiến.

Cách thức hoạt động của email là gì?

Tại thời điểm một email được gửi đi, một thư được chuyển từ máy chủ đến máy chủ thông qua Simple Mail Transfer Protocol cho đến khi nó được chuyển từ máy khách đến máy chủ email của người nhận. 

  1. Gửi một mail cũng giống như gửi một bức thư cho một người bạn. Giả sử isobel@example.com gửi đến bạn simon@example.com. Trước hết, email sẽ được gửi đến một máy chủ thư đi (SMTP) có công việc, giống như công việc của bưu điện, là vận chuyển email. Đầu tiên, SMTP kiểm tra địa chỉ bưu phí để tìm nơi gửi thư. Rất tiếc, SMTP không hiểu cách đọc tên miền (giống như người đưa thư hỏi bản đồ vì anh ta không biết mọi tên đường theo trí nhớ). SMTP cần một địa chỉ IP thân thiện với máy tính để định vị và gửi tin nhắn đến người nhận. Để định vị IP, SMTP liên hệ với máy chủ DNS (danh bạ điện thoại internets) để dịch địa chỉ email của người nhận, simon@example.com sang địa chỉ IP như “45.789.56.89”. Sau khi tìm thấy IP được liên kết, nó có thể xác định xem miền đó có bất kỳ máy chủ trao đổi thư (MX) nào nêu chi tiết bất kỳ thông tin bổ sung nào về nơi thư sẽ được chuyển đến hay không. Điều này cũng giống như kiểm tra xem người nhận sử dụng hộp thư hoặc hộp thư PO để nhận thư của họ trong đời thực.
  2. Hiện tại, SMTP có tất cả các thông tin cần thiết về người nhận để gửi thư từ máy chủ của nó đến máy chủ MTA của người nhận mail.
  3. MTA quyết định chính xác nơi gửi thư, cho dù người nhận đang sử dụng ứng dụng khách hoạt động qua POP hay qua IMAP. Sau đó, người nhận sẽ nhận được một thông báo mới và thư sẽ đợi trong hộp thư cho đến khi nó được tìm mở xem.

Lý do email phổ biến như vậy?

Lý do email phổ biến là gì?
Lý do email phổ biến là gì?

Một số lý do dẫn đến email vẫn còn phổ biến ngay cả với sự ra đời của rất nhiều ứng dụng xã hội mới và các lựa chọn thay thế mail ở nơi làm việc.

  1. Thói quen – Email đã có từ nhiều thập kỷ và nhiều người cảm thấy thoải mái khi sử dụng nó. Hầu hết mọi người đều biết cách thức hoạt động của email và nó hoạt động với mọi người bất kể họ đang ở trên Google, Yahoo, Hotmail hay Outlook,…
  2. Cộng tác – Khi cộng tác trên các tài liệu, đôi khi mọi người sử dụng email vì nó cho phép bạn ghi thêm chú thích cùng với một tài liệu đính kèm. Ngay cả khi mọi người có thể gửi hyperlink đến tài liệu trong kho lưu trữ hoặc ổ đĩa mạng dùng chung, đôi khi vẫn hữu ích khi nhận xét hoặc cuộc đối thoại đính kèm tài liệu, điều này vẫn thường được thực hiện thông qua email.
  3. Độ tin cậy – Có lẽ vì email đã tồn tại hơn 20 năm nên nó được xem như một phương tiện giao tiếp đáng tin cậy hơn những ứng dụng gửi thư khác.
  4. Khả năng tiếp cận – Một trong những thách thức lớn nhất với nhân viên hay di chuyển là quyền truy cập vào các tài liệu cần thiết. Tùy thuộc vào cách nền tảng công ty được thiết lập, đôi khi nhân viên gửi mail tệp đính kèm cho chính họ hoặc người khác, để họ có thể truy cập tài liệu một cách đáng tin cậy. Đó là một cách giải quyết.
  5. Ăn sâu vào văn hóa – Sử dụng email đã trở thành một phần của văn hóa công sở vì nhiều lý do.
  6. Che dấu vết của bạn – Email thường được sử dụng để tạo ra một dấu vết “trên giấy” hoặc để ghi lại các tương tác khác nhau.
  7. Quyền riêng tư và bảo mật – Email cung cấp cách trò chuyện với một người hoặc nhiều người theo cách tương đối riêng tư, điều mà không phải lúc nào cũng có sẵn thông qua mạng xã hội.

Không có gì ngạc nhiên khi có rất nhiều người tin tưởng vào email khi mà nó sẵn có và dễ sử dụng như vậy. Gần đây, mình đã hợp tác với hai nhà tư vấn khác trong một dự án có tốc độ nhanh. Ban đầu, mình đề xuất thiết lập một nền tảng cộng tác cho công việc mà chúng mình sẽ làm cùng nhau, nhưng thời gian quá ngắn nên không có thời gian để thiết lập nền tảng và để mọi người học nó. Một đồng đội nhận xét, “chúng ta sẽ phải làm thông qua mail kiểu cũ.” Mặc dù, đôi khi email bị hỗn loạn, nhưng mình đã sẵn sàng sử dụng ngay lập tức.

Sự khác biệt giữa Gmail và email là gì?

Sự khác biệt chính giữa Email và Gmail là một phương thức trao đổi thông điệp kỹ thuật số qua mạng truyền thông như internet trong khi Gmail là một ứng dụng cung cấp dịch vụ email của Google.

Sự khác biệt giữa email và Gmail là gì?
Sự khác biệt giữa email và Gmail là gì?

Định nghĩa

Email hay gọi thư điện tử là một phương thức trao đổi thông tin kỹ thuật số giữa những người sử dụng các thiết bị điện tử. Gmail là một dịch vụ email miễn phí, có hỗ trợ quảng cáo do Google phát triển.

Đặc điểm

Điểm nổi bật của Email là gì? Đó chính là gửi các tin nhắn kỹ thuật số qua mạng truyền thông như internet. Gmail là một ứng dụng email. Nó cung cấp các tính năng như bảo vệ chống vi-rút, nhắc nhở, lọc thư rác và nhiều tính năng khác.

Cách sử dụng

Email giúp gửi và nhận các tin nhắn kỹ thuật số qua internet. Gmail là một nền tảng để gửi email. Nó là một ứng dụng cung cấp dịch vụ email.

Dịch vụ email nào phổ biến nhất?

Microsoft Outlook

Thuật ngữ Outlook khá khó hiểu. Microsoft đã làm tốt trong việc phân biệt giữa các tài khoản email miễn phí, ứng dụng Windows hiện đại miễn phí và ứng dụng Office 365. May mắn là nếu bạn chỉ muốn có một tài khoản email miễn phí, bạn không cần phải tìm hiểu chi tiết; chỉ cần truy cập outlook.com và đăng ký địa chỉ email @outlook.com.

Microsoft Outlook
Microsoft Outlook

Dịch vụ này đã vượt qua Yahoo để trở thành nhà cung cấp email miễn phí phổ biến thứ hai trên thế giới. Vào giữa năm 2016, Microsoft báo cáo có hơn 450 triệu người dùng đang hoạt động.

Sử dụng tài khoản Outlook đi kèm với những lợi ích đáng kể vì được vận hành bởi Microsoft, được tích hợp rất nhiều vào hệ điều hành Windows 10. Nó cũng hoạt động liền mạch với ứng dụng Outlook Office 365.

Nếu bạn quyết định sử dụng ứng dụng web hoặc ứng dụng khách máy tính để bàn, 16% tổng số thư đã gửi được mở trên một trong hai ứng dụng.

GMX mail

GMX Mail là công ty con của United Internet, một trong những nhà cung cấp dịch vụ internet lớn nhất của Đức. Dịch vụ email miễn phí đã trở nên phổ biến trong vài năm gần đây, nhưng GMX mail đã xuất hiện từ năm 1997.

Mặc dù chỉ có 11 triệu người dùng hoạt động hàng tháng, nó vẫn lọt vào top 10 nhà cung cấp dịch vụ email miễn phí về số lượng người dùng. Một thống kê đáng ngạc nhiên và thống kê cho thấy sự phổ biến gần như không thể tấn công được của các dịch vụ như Gmail, Yahoo và Outlook.

Zoho mail

Zoho mail
Zoho mail

Zoho Mail là một trong những nhà cung cấp mới nhất trong danh sách tồn tại từ tháng 10 năm 2008.

Trong thời gian ngắn ngủi, dịch vụ này đã nhanh chóng phát triển thành một trong những nhà cung cấp email miễn phí tốt nhất ngoài Gmail, Yahoo và Outlook troika. Được thúc đẩy bởi một ứng dụng web không có quảng cáo (ngay cả đối với người dùng miễn phí), Zoho Mail đã phát triển lên hơn 10 triệu người dùng hoạt động chỉ trong chín năm.

Ứng dụng cung cấp mọi thứ bạn mong đợi từ một nhà cung cấp email miễn phí, bao gồm các thư mục nhiều cấp, chế độ xem hội thoại, tổ chức hộp thư đến kéo và thả và bộ lọc. Zoho Mail cũng cho phép bạn thiết lập email tại miền của mình miễn phí.

Zoho Mail là một phần của bộ năng suất văn phòng lớn hơn. Dịch vụ được tích hợp chặt chẽ với Zoho Docs, giải pháp thay thế Microsoft Office cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên các tài liệu văn bản, bản trình bày và bảng tính.

Icloud

Icloud ứng dụng thư của Apple
Icloud ứng dụng thư điện tử của Apple

iCloud đại diện cho liên doanh của Apple trong lĩnh vực email miễn phí. Hầu hết người dùng Mac, iPad và iPhone đều có tài khoản. Bản thân iCloud là một dịch vụ đám mây toàn diện làm nền tảng cho các dịch vụ khác của Apple như Find My iPhone, Photo Stream, Keychain và iCloud Drive. Email chỉ là một khía cạnh của ứng dụng này.

Ứng dụng này có 720 triệu người dùng, nhưng không rõ có bao nhiêu người trong số họ đang sử dụng địa chỉ email @ iCloud.com.

Giống như Outlook.com và Microsoft, iCloud tích hợp hoàn toàn với ứng dụng email khách mặc định của Apple trên cả Mac và iOS. Trên thiết bị di động, bạn có thể thêm bất kỳ số lượng nhà cung cấp email nào vào ứng dụng. Trên ứng dụng khách web, bạn chỉ có thể truy cập địa chỉ @ icloud.com của mình.

Tất cả người dùng iCloud đều nhận được 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí. Ngoài tài liệu, ảnh và dữ liệu khác, bất kỳ mail nào bạn nhận được đều được tính vào giới hạn. Do đó, bạn có thể phải trả thêm tiền để có thêm dung lượng.

Kết luận

Hiện tại và tương lại, Email không chỉ là một cách giao tiếp tuyệt vời cho người tiêu dùng mà doanh nghiệp sử dụng mail hàng ngày để tiếp cận khách hàng mới. Việc có thể gửi các tin nhắn giao dịch, riêng tư, dẫn đến có thể giúp tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng và tỷ suất lợi nhuận lớn hơn đã giúp email chiến thắng trên thị trường. Cá nhân mình sử dụng email mỗi ngày và trả lời ngay lập tức khi mình nhận được email. Cần trả lời càng sớm càng tốt là một phần trong kế hoạch “hoàn thành công việc” của mình.

  Là một người tiêu dùng trực tuyến, mình không thể cưỡng lại việc kiểm tra email của mình và sử dụng nhiều hơn bao giờ hết khi mình di chuyển qua mobile email. Phương tiện này đã nổi lên như một công nghệ tuyệt vời và là tiêu chuẩn cho tất cả các điện thoại thông minh. 38,5% thời gian sử dụng thiết bị di động để kiểm tra mail, trong khi chỉ 10% được sử dụng để kiểm tra mạng xã hội. Những con số này chứng minh sự khác biệt giữa email và phương tiện truyền thông xã hội, đó là cách thức email không bị chết và vẫn chiếm ưu thế hơn so với mạng xã hội. Bạn sử dụng email trong bao lâu khi sử dụng điện thoại di động?

Thông tin tác giả

Lê Thị Kim Thoa
Là một SEO content, trách nhiệm của tôi là mang đến những thông tin có giá trị cho người đọc.

Bài viết liên quan

Miễn phí kiểm tra lỗi SEO













Nhận báo giá SEO

Cần dịch vụ SEO?

 Tư vấn chiến lược SEO

Liên hệ

 Viết Content SEO

 Viết Content SEO

Liên hệ

KIẾN THỨC SEO NỔI BẬT

(GMB) Google My Business là gì: Cách tạo và tối ưu cho doanh nghiệp

Những năm gần đây, Google My Business (GMB) – Doanh nghiệp của tôi – không chỉ là một yếu tố ...

25/10/2020

TopOnSeek

Ahrefs là gì? Cách dùng Ahrefs để tối ưu SEO

Ahrefs là công cụ xây dựng liên kết SEO được phổ biến trên trang web hiện nay. Vậy Ahrefs là ...

09/09/2020

Thảo Phạm

SEMrush: Hướng dẫn sử dụng SEMrush từ A-Z

SEMrush là gì? Bên cạnh việc hiểu blog là gì, content là gì, muốn viết bài chuẩn SEO thì còn ...

19/11/2019

Hiền Trần

KIẾN THỨC SEO MỚI NHẤT

SEO Entity là gì? Tại sao SEO Entity là xu hướng SEO mới?

Phương pháp SEO truyền thống dựa trên từ khóa và từ đồng nghĩa trên nội dung trang web. Giờ đây, ...

06/05/2021

Nguyễn Thu

Báo cáo google webspam đã tăng 60% phát hiện spam

Google luôn nỗ lực để đảm bảo giúp giảm các tình trạng spam và ảnh hưởng tới trải nghiệm người ...

06/05/2021

Như Hoàng

Competitor Analysis là gì? 10+ Cách thực hiện phân tích cạnh tranh hiệu quả

Đối với bất kỳ một doanh nghiệp, tổ chức nào việc lên chiến lược kinh doanh rất quan trọng. Nhờ ...

06/05/2021

Thuý Trương
HTML Snippets Powered By : XYZScripts.com